Blog

Office 365 vs. Google for Work – Melyik a céged számára ideális felhőmegoldás?

Aki a felhőbe költöztetné az iroda munkát, legelőször is egy választással szembesül: a Microsoft vagy a Google rendszerét válassza inkább? Miben különböznek, mi az, ami komoly különbséget jelenthet? Végigvesszük a legfontosabb szempontokat, hogy segítséget nyújtsunk a választáshoz.

A két rendszer radikálisan nem tér el egymástól, ennek pedig megvan a maga oka. Bár eredettörténetük meglehetősen különböző, a Google Apps és az Office 365 is azoknak igyekszik egy teljesebb, jobb megoldást kínálni, akik a korábbi irodai megoldásokat szeretnék a felhőtechnológia segítségével skálázni. Ebből következik az is, hogy a mély gyökerekkel rendelkező munkafolyamatokon nem változtatnak alapjaiban. Ennek ellenére találhatunk kisebb eltéréseket, amelyek megkönnyítik a döntést.

Mekkora tárhelyet kapsz?

Az Office 365 egyik legkomolyabb előnye, hogy a Microsoft minden egyes felhasználónak 1 terabájtnyi felhőalapú tárhelyet biztosít a OneDrive rendszerében. Ez szinte bármilyen irodai munka esetén bőségesen elegendő - igen kevesen lesznek azok, akiknek ennél nagyobb tárterületre lesz szükségük, a különféle dokumentumok, prezentációk, akár még grafikai fájlok is évek alatt képesek csak "megtölteni" ekkora területet.

Az Office 365 vállalati csomagjaihoz emellé minden felhasználó egy 50 GB méretű postaládát is kap, ami a nagyon különleges esetektől eltekintve valószínűleg szintén hosszú éveken keresztül szolgál majd anélkül, hogy bármit archiválnunk kellene.

A Google sem fukarkodik különösebben a tárhellyel, mivel korlátlan tárolási lehetőséget ad minden csomaghoz, amelyhez legalább 5 felhasználó tartozik. Ugyanakkor alapvetően minden felhasználó számára csak 30 GB tárhelyet biztosítanak, amely a Gmail, a Google Drive és a Google Photos között oszlik meg. Ez már okozhat problémákat, hiszen ez méretben nem csak kisebb, de a különféle szolgáltatások egyszerre használják. Az Unlimited és az Education csomagok fiókjai számára pedig 1 TB tárhely jár 4 vagy annál kevesebb felhasználó esetén.

Mennyibe kerül?

Az Office 365 háromféle vállalati csomagot kínál. A Vállalati Alapverzió havonta és felhasználónként körülbelül 4 euróba kerül, ennek része a felhőalapú tárhely valamint a céges levelzés és az Office Online alkalmazások használata is. Ennek valamivel több, mint kétszeresébe kerül a Vállalati Verzió, amely már a főbb Office programmodulok asztali változatait tartalmazza. 

A Vállalati Prémium Verzió a háromból a legmagasabb szintű szolgáltatást adja a három közül, itt megkapjuk a teljes Office-csomagot, desktopon, táblagépen és telefonon is, az Office Online hozzáférést, 50 GB-os e-mail fiókot és így tovább, havi nagyjából tíz euróért felhasználónként.

Ezek a csomagok 300 főben maximalizálják a felhasználók számát, ha azonban ez nem volna elég, vagy ha már további funkciókra is szükségünk van, az Office 365 nagyvállalati csomagokat is ajánl, illetve szükség esetén akár kombinálhatjuk is a csomagok egyes elemeit, a rugalmasság e téren igen nagy.

Árban nem igazán tér el a Google Apps for Work sem: ennek alapverzióját felhasználónként és havonta 4 euróért vehetjük igénybe, a korlátlan tárhellyel és széf szolgáltatással megerősített változatot pedig ennek duplájáért.

Ha tehát a két szolgáltatás között hezitálunk, nem az ár lesz a döntő tényező – elsősorban azt kell eldöntenünk, hogy milyen szolgáltatásokra van szükségünk, hogy melyik csomag használata a legkényelmesebb a számunkra.

Kollaboráció

A felhőalapú munka egyik alapvető előnye az, hogy sokkal szorosabban együttműködhetünk kollégáinkkal vagy akár partnereinkkel, ügyfeleinkkel – mivel már nem csak helyben érhetjük el a fájlokat, sokkal komolyabb lehetőségeink adódnak arra, hogy akár egy időben dolgozzunk ugyanazon a dokumentumon. Mindezt úgy, hogy az adatvesztéstől vagy attól kellene tartanunk, hogy „ütközik” majd az egyszerre több ember által végzett munka.

 googleappsvsoffice365.jpg

E tekintetben mindkét szolgáltatás kiválóan teljesít: az online felületeken keresztül bármikor valós időben dolgozhatunk együtt bárkivel, akivel megosztjuk dokumentumainkat. A kollaborációs lehetőségek rendkívül alaposan kidolgozottak.

Az Office rendszerében lehetőségünk van arra is, hogy külön oldalt hozzunk létre a munkatársak egyes csoportjai számára, ahol az egyes projekteken dolgozhatunk együtt egy komplexebb módszert követve.

Formátumok, kompatibilitás

A vállalatok, amelyek Office programokat használnak az irodai munkához kezdetek óta, valószínűleg nehézkesen állnak csak át Spreadheetsre, és sokan úgy tapasztalják, hogy azt nehézkesebb használniuk.

Az alapvető kérdés tehát az, hogy melyik megoldással lehetünk hatékonyabbak, melyikről érezzük úgy, hogy gyorsabb és kényelmesebb munkavégzést tesz lehetővé. A tapasztalatok szerint bár a Google dokumentumformátumai is képesek rá, hogy biztosítsák a munkavégzéshez szükséges funkciókat, szembe kell nézni azzal a ténnyel, hogy a világ nagy része jelenleg az Office formátumait használja.

A két rendszer között természetesen van átjárás, így például a docx. fájlok megnyitására a Google Docs is képes. Ugyanakkor ha változtatásokat végzünk, és ezek után valamilyen Office szoftverrel akarjuk megnyitni a Google alkalmazásaival módosított dokumentumokat, tapasztalhatunk olyan furcsaságokat, mint a megváltozó formázás, tehát a kompatibilitás nem mindig zökkenőmentes.

Ha a vállalatnál bevettnek számít az Office alkalmazások használata, és a későbbiekben a felhőalapú munkavégzés során aktívan használni akarjuk a böngészőalapú online szerkesztést, a kollaborációs beállításokat, akkor egyértelműen jobb választás az eleve száz százalékban kompatibilis Office 365 rendszert választani.

Böngészőtámogatás

Az Office 365 és a Google Apps böngészőből elérhető szolgáltatásai a legnépszerűbb böngészőtípusokon általában zökkenőmentesen képesek működni, így probléma nélkül használhatjuk a felhőalapú szolgáltatásokat. Természetesen optimalizáció tekintetében akkor járunk a legjobban, hogy a két vállalat saját böngészőiből nyitjuk meg az applikációkat - a Google Chrome-ra, a Microsoft Internet Explorerre készítette elsősorban szolgáltatásait.

Ez természetesen nem jelenti azt, hogy más böngészőkkel ne működnének. Érdemes próbát tenni a különféle szolgáltatásokkal, és ha szükséges, egységesíteni, milyen böngészőt használunk az irodában, előfordulhatnak ugyanis kompatibilitási problémák, még ha elvétve is. Ez inkább a Google esetében szembetűnő, amely figyelmeztet is, hogy egyes szolgáltatások IE alatt nem elérhetőek vagy lehet, hogy nem megfelelően működnek, de a sütik beállításait tekintve a Firefox esetében is adódhatnak pillanatnyi problémák.

A váltás

A Google jellemzően arra bátorítja felhasználóit, hogy minél gyorsabban, teljesen álljanak át a Google Apps használatára, a néhány nap alatt végrehajtott teljes migráció pártján állnak. Van ebben némi logika, hiszen a Google Apps egy webre született rendszer, eleve arra tervezték, hogy a felhőben működjön. Az Office gyökerei ezzel szemben természetesen az on-premise, desktop alkalmazásokban találhatóak.

Az Office 365 alkalmas arra, hogy akár hosszabb ideig is hibrid rendszerként működjön, éppen ezért a nagyvállalatok általában jobban kedvelik. A migráció bármilyen tempóban végbemehet, akármeddig használhatunk hibrid rendszert, amelyben a Microsoft felhőjét és a helyben telepített rendszerünket egyszerre használjuk, aminek pedig megvannak az előnyei.

A radikálisabb váltást kedvelőknek tehát a Google a pártját fogja, azok esetében viszont, akik fokozatosan akarnak a felhőbe költözni, úgy, hogy ne zökkentsék ki megszokott környezetükből munkatársaikat, az Office 365 nagyobb türelmet ad.

Az ítélet

A két rendszer funkciói gyakorlatilag megegyeznek egymással, lehetőségeink nem térnek el nagyban, akármelyik mellett döntünk is, és nem is az ár lesz a meghatározó tényező, mert jelentősebb eltérés abban sincs.

A döntő kérdések a már létező vállalati struktúrában, a jelenleg használt rendszerekben, a kialakult munkakörnyezetben keresendőek.

Minél kisebb és rugalmasabb egy vállalkozás, minél kevésbé támaszkodik hagyaték szoftverekre és hardverekre, a Google rendszerére annál könnyebben állhat át. A tapasztalatok szerint azonban az Office 365 könnyebben kezelhető alternatívát kínál azoknak, akik nem teljesen megreformálni akarják a munkafolyamatokat, nem leváltani, hanem fejleszteni meglévő rendszerüket.

Nem csak a nagyvállalatokra lehet ez érvényes, már komolyabb kis- és középvállalkozások számára is kényelmesebb, praktikusabb megoldás lehet az Office 365.

Kapcsolat
Hívjon minket telefonon, vagy írjon nekünk!
Partnerségeink
Partnerminősítéseink