Mindenkinek jár a Yammer – de mire használhatjuk valójában?
A Microsoft bejelentette, hogy csendesen dédelgetett vállalati közösségi szolgáltatását, melyet évekkel ezelőtt vásárolt fel, új szintre emeli és három hullámban minden Office 365 előfizető számára elérhetővé teszi. De mi ez valójában, hogyan használható – és miből tudhatjuk, hogy készen állunk a használatára?
A cég február elején jelentette be, hogy minden vállalati Office 365 felhasználó számára élesíti a Yammer szolgáltatást, amivel jelentős lépést tesznek a vállalati közösségi hálózatok építése terén. Hasonló lépésekre számíthatunk a cégtől a közeljövőben, ugyanis egyre inkább igyekeznek ráerősíteni a kollaborációra, a dolgozók, szakemberek közötti gördülékeny információcserére. Ennek tudható be az is, hogy az Office Delve szolgáltatásban ismét megreformálták a profiloldalak megjelenését.
A szolgáltatás először azok számára vált elérhetővé, akik vállalati előfizetéssel rendelkeznek, március elsejével a második hullámban viszont már mindenki számára (vagyis az 5000 licencnél kevesebbel rendelkezők számára is) elérhetővé tették, kivéve az oktatási verziót használókat. A harmadik és egyben utolsó hullámban, április 1-jén jönnek majd az oktatási licencekkel bírók és mindenki más, akinek korábban még nem aktiválták a Yammert.
Mindennek a célja, hogy minden egyes Yammer előfizetéssel bíró Office 365 felhasználó használhassa a szolgáltatást közvetlenül az irodai szoftvercsomag alkalmazásindítójából, illetve Yammer beszélgetéseket indíthatnak majd a SharePointon belül, az Office 365 Video Portalon – és a sorból magától értetődően nem maradhat ki az eleve kapcsolatépítésre és kollaborációra kitalált Delve, valamint a Skype Broadcast sem.
Mi az a Yammer?
A Microsoft még 2012-ben vásárolta fel a Yammer szolgáltatást 1,2 milliárd dollárért. A szolgáltatás jelentős sikereket ért el akkoriban, az akvizíciót követően azonban mintha eltűnt volna szem elől.
A Yammer lényegében egy üzleti közösségi szolgáltatás, amely elsősorban a kapcsolatépítésben és információkeresésben segít. Annak idején Facebook-utánzatnak vagy éppen SharePoint-koppintásnak nevezték többen, a Microsoft azonban meglátta benne a potenciált, ezért is költött egy vagyont arra, hogy megszerezze magának. Mostanra pedig beérett a belső munka, nemsokára minden Office 365 felhasználó élvezheti majd a Yammer szolgáltatásai által biztosított előnyöket.
Persze a szolgáltatás eddig is elérhető volt, és a legtöbben arról számoltak be felhasználói közül, hogy meglepően hasznos, sok olyasmit pedig, amit korábban SharePointon csak nehézkesen tudtak megoldani (gondolva itt elsősorban az információkeresésre) ezen a felületen sokkal gyorsabban el lehetett végezni. A szakértők azonban sokat találgatták az elmúlt években, hogy a Microsoft akar-e egyáltalán kezdeni valamit drága szerzeményével. Azon túl ugyanis, hogy azok számára, akik szerették volna, elérhetővé tették azt, nem sok fejlesztést mutattak fel az elmúlt időben.
Annak ellenére, hogy nem volt túl nagy a hírverés körülötte, a Yammert eddig is rengetegen használták. A felvásárlás idején 200 ezer vállalat regisztrált a szolgáltatásra – a Microsoft közlése szerint azóta 500 ezerre nőtt ez a szám.
Mi változik az Office 365 integrációval?
Azzal, hogy a Microsoft szolgáltatáscsomagjába integrálják a szolgáltatást, jóval többre lesz majd képes, mint a 2012-es akvizíciót megelőzően. korábban egy egyszerű közösségi oldalként volt csak jelen, és bár népszerű volt, önmagában kétséges, hogy képes lett volna komolyabb sikert elérni az egyébként is gombamód szaporodó közösségi szolgáltatások mellett.
Most viszont az Office 365 felhasználók lehetőséget kapnak arra, hogy nagyságrendekkel több közösségi funkciót használjanak, természetesen szigorúan szakmai szinten. Ez év második felében például bevezetik majd a Yammert az Office 365 Groups szolgáltatásba, így lehetővé téve, hogy a Yammer-beszélgetéseket a felhasználók Skype-beszélgetéssé alakítsák, találkozókat beszéljenek meg és jegyezzenek be az Outlook naptárában, fájlokhoz férjenek hozzá rajta keresztül a OneDrive-ban, feladatokat ütemezzenek a Plannerben és így tovább.
Az arra jogosult felhasználók számára a Yammert alapbeállításként aktiválják majd, de persze a rendszergazdáknak lehetőségük lesz arra, hogy kiiktassák a szolgáltatást, ha akarják. A vállalat felhívta a figyelmet arra, hogy egyes cégek talán nem állnak készen arra, hogy a Yammert megfelelően adaptálhassák szervezetükbe, így amíg fel nem készülnek erre, meghatározhatják, pontosan ki férhet hozzá.
Ez egyébként egy fontos változás: mostantól a Yammer-jogosultságokat a felhasználók szintjén szabályozhatják a rendszergazdák. Az alkalmazásindítóban csak azok a felhasználók látják majd az itt új helyet kapott Yammer-csempét, akik jogosultak a használatára. Ugyanakkor továbbra is lehetőségük van arra, hogy a yammer.com oldalon keresztül, Office 365 felhasználójuk adataival lépjenek be a szolgáltatásba.
Okkal aktiválják éppen most
A meglepő lépést a Microsoft kollaborációt erősítő tervein túl az is indokolhatja, hogy az elmúlt hónapban a Yammernek több konkurense is megjelent a piacon. Ezek között a legkomolyabb fenyegetést a Slack jelenti, jelentőségét nemrég még a Microsoft is elismerte, mégpedig azzal, hogy bevezették a szolgáltatás Skype integrációját. Emellett persze a Facebook sem volt tétlen, Facebook for Work szolgáltatásukon, amely kifejezetten a vállalati alkalmazásra céloz, szintén vetélytársat teremtettek a Yammer számára.
A Microsoft döntése mögött tehát az is állhat, hogy nem szeretné idő előtt elveszíteni piacát – tekintve, hogy milyen komoly terveik vannak a Yammerrel, valószínű, hogy évek óta dolgoznak már az Office 365 integráción, vagy legalábbis annak koncepcióján, eddig azonban nem voltak különösebb lépéskényszerben.
A Yammer haszna
Egy vállalati közösségi hálózatnak igen sok haszna lehet. Mindjárt a legfontosabb, hogy nem kell attól tartanunk, hogy úgy eltereli a felhasználók figylemét, mintha Facebookot vagy más közösségi szolgáltatásokat használnának munkaidőben – már csak azért sem, mert a Yammert a rendszergazdák teljes mértékben felügyelhetik.
A Yammer segítségével olyan beszélgetéseket hozhatnak létre, ahol az egyes projektekkel kapcsolatos információkat könnyen és gyorsan kicserélhetik, és ehhez nem kell hívást kezdeményezni, levelet küldeni vagy dokumentumokba írni: elég egyszerűen a megszokott módon posztolni.
Kérdéseket tehetnek fel, amelyeket a hashtagek által mindenki láthat, így az adott kérdéshez leginkább értők, az információval rendelkezők láthatják, hogy segítségek nyújthatnak valakinek.
Használhatják arra, mint például a KLM holland légitársaság: hogy a belső hálózaton a dolgozók az ügyfelek visszajelzéseit megosszák, megbeszéljék, így javítsák szolgáltatásukat. Új ötleteket is megfuttathatnak a közösségben, olyan témákról beszélgethetnek, amelyeknek talán nincs helyük egy megbeszélésen, mégis érdemes a munkatársakkal ötletelni rajtuk
Tényleg fel kell rá készülni?
A Yammer, rendeltetésétől függetlenül, mégiscsak egy közösségi oldal. Márpedig a közösségi oldalak jellemzője, hogy az emberek hajlamosak lazábban kezelni őket, nem éppen szakmai célokra használva azokat. Az még persze nem jelent gondot, ha a kollégák viccelődnek az oldalon, érdemes lehet azonban felkészíteni őket arra, hogyan érdemes használniuk a szolgáltatást.
A Microsoft vállalati közösségi hálója rendkívül hasznos lehet, könnyebbé teszi a munkát, gyorsabbá az információkeresést, fejlődési és kapcsolatépítési lehetőségeket kínál. Mielőtt azonban a dolgozóinkat bedobjuk a mélyvízbe, nem árt tréningezni egy keveset, bemutatni nekik nem csak azt, hogy pontosan hogyan használhatják a funkciókat (hiszen ha Microsoft termékeket használnak, ha Office 365 környezetben dolgoznak, kiismerése egyébként sem eshet túlságosan nehezükre), de azt is, hogy mire használják ezeket.
A szervezet akkor áll készen a bevezetésre, ha a vezetés biztos lehet abban, hogy a Yammer a belső fejlődést, a produktivitás fokozását szolgálja majd, és nem ellentétes hatással bír.