Miért váltanak a Google Apps használók Office 365-re?
A tavalyi évben rengeteg olyan felhasználó tért vissza a Microsoft szolgáltatásának használatához, akik korábban úgy döntöttek, hogy early adopterként a Google irodai szolgáltatáscsomagját próbálják ki. A legfőbb ok a jelek szerint egyrészt a support minősége, másrészt pedig az, hogy a dolgozók hatékonyabban képesek végezni munkájukat az ismerős szoftverkörnyezetben.
Az Office 365 egyre nagyobb szeletet birtokol a felhőalapú irodai szoftverek piacán, az erősödés pedig nem kis részben a Google kárára történik. Egyes szegmensekben talán le van még maradva a Microsoft a Google-höz képest, növekedésének üteme azonban jóval gyorsabb, és nem csak azért, mert a frissen felhőbe költőzők nagyobb arányban választják. A nagyvállalatok szintjén a Microsoft előnye mintegy kétszeres.
A szolgáltatók adatai szerint a Google egyik erőssége az APAC, vagyis az ázsiai és csendes-óceáni térség. Ez azonban a közeljövőben változhat, a Microsoft ugyanis több nagyobb adatközpontot is épít errefelé – ennek hatásai Ausztráliában és Japánban már tavaly megmutatkoztak.
Kik váltanak Office 365-re?
A legtöbben, akik Office 365-re váltanak on-premise rendszerekről költöztetik át rendszereiket, sokan vannak azonban azok is, akik Google Apps-ről térnek át a Microsoft rendszerére. A vállalat saját közlése szerint csak évente több száz vállalat tér vissza hozzájuk, köztük olyan nagyméretűek, mint a Burger King vagy a Campbell's, akik még 2013-ban váltottak vissza az Office rendszerre.
A Gmail és a Google Docs egyszerű megoldásai sok felhasználó tetszését elnyerik, az Office ismerős kezelőfelülete azonban még többek számára döntő tényező. A felhasználó felület a nagyobb, de már a közepes méretű vállalatok esetében is igen fontos, hiszen nagy számú dolgozó esetén problémás lehet az átállás.
Irodai munkára, különösen, ha korábban semmilyen felhőalapú alkalmazást nem használtak, irodai környezetben elsősorban a Microsoft domináns termékeit használják. A dolgozók hozzászoktak: tudják, mint hol találnak, milyen feladatot hogyan végezhetnek el a leggyorsabban.
Áttérni egy olyan felületre, amely csak nagyjából ismerős, ahol meg kell tanulni az új módszereket, már néhány dolgozó esetében is nehézkes lehet, olyan vállalatoknál pedig, ahol több száz vagy ezer ember dolgozik, ez nem csak először okozhat fennakadásokat, de hosszú távú problémák is jelentkezhetnek.
Mindez például az e-mailezésnél érhető tetten a legjobban. A Google Apps és az Outlook rendkívül eltérő felületeket kínál a felhasználóknak, így azok számára, akik már régóta az Outlookot használják, nehéz lehet az áttérés. Zavaró lehet a webes felület, hogy böngészőt kell használni, ahogyan a beszélgetéseket kezeli a szolgáltatás és a címkék használata a könyvtárak helyett.
A visszajelzések szerint azok járnak a legrosszabbul, akik az Outlookot tovább akarják használni, miközben áttérnek a Google irodai szolgáltatáscsomagjára. Az új felületet nehéz megszokni, ezért jellemzően a régit használják a naptárfunkciókhoz is, ami értelemszerűen a közös munkában okozhat fennakadásokat.
Glenn Jimmerson, a Loanatik startup technológiai igazgatója például arról számolt be a CIO.com-nak, hogy a Google Apps használata jellemzően nem okozott problémát a nagyon fiatal alkalmazottak számára, az idősebb kollégák azonban, akik már hozzászoktak az Outlook használatához, nem voltak képesek hatékonyan dolgozni a szokatlan környezetben.
Az tapasztalat hiánya a hatékonyság rovására megy
Természetesen a cél az, hogy mindenki a lehető legmagasabb hatékonysággal dolgozzon, ha pedig nincs lehetőség arra, hogy alaposan átképezzük a dolgozókat, mivel ez a termelékenység rovására menne, akkor a megszokott szoftverkörnyezetet éri meg biztosítani. Ekkor pedig az, hogy ha egyszerre használjuk több felhőalapú szoftvercsomag egyes részeit, már nem költséghatékony megoldás, és kompatibilitási problémákat is bőven okozhat.
Egy újabb szempont, amely már a legkisebb vállalkozásoknál is szerepet játszik, hogy az Office 365 gond nélkül használható hálózati kapcsolat formájában is. Bár igazi különlegessége a felhő és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatások, nem létfontosságú a komponens, az alkalmazottak tökéletesen zökkenőmentesen végezhetik a mindennapi munkát akkor is, ha éppen nincsen internetes elérésük.
Ezzel ellentétben a Google Apps használatához ez nélkülözhetetlen, hiszen az e-mail szolgáltatás például eleve webes felületen működik (bár minimálisan használható offline módban is).
Az Office funkcióinak nem akad versenytársa
Az Excel funkcionalitása is kimagaslóan fontos szempont, a cégek úgy látják, hogy a Google Apps egyszerűen nem képes olyan gazdag lehetőségeket nyújtani, mint a Microsoft táblázatkezelője.
Nick Espinosa, a BSSSi2 IT tanácsadó cég vezetője szerint azok a vállalatok, amelyek költséghatékonysági szempontok miatt váltottak a Google applikációira, jellemzően egy éven belül "visszatérnek", inkább a megszokott rendszert, felületet használják tovább. Az elsődleges mozgatórugó ez esetben az Outlook integráció, legalábbis a cég megfigyelései szerint, ezután pedig az, hogy a Microsoft Office funkciói egyszerűen messze gazdagabbak.
Sokszor hallani azt is, hogy az céges IT szakemberek jobban kedvelik a Microsoft rendszerét – márpedig az, hogy megtartsák az egyensúlyt az elégedett alkalmazottak és a hatékonyan dolgozni képes IT-csapat között, igen fontos tényező.
Az Office 365 lényegében az Active Directoryra épül, amely integrálva van a legtöbb hálózatba. Aki pedig dolgozott már Exchange szerverekkel, annak nem lesz gondja a felhőszolgáltatás kezelésével sem, mondja Espinosa.
A biztonság is szempont
Egy nagyobb szervezet esetében általában komoly hangsúlyt fektetnek arra, hogy az egyes információkhoz csak az illetékes személyek férhessenek hozzá. A biztonsági tanácsadónak azonban volt már dolga olyan esettel amikor az ilyen szempontokat a Google applikációi egyszerűen nem vették figyelembe.
Egészen pontosan egy nagyvállalatról volt szó, akik a Google Hangouts szolgáltatást használták arra, hogy megszervezzék a konferenciákat, meetingeket, találkozókat. Akadt rá példa, hogy valaki létrehozott egy eseményt és meghívta az érintetteket, majd egy másik személy ugyanolyan névvel szintén létrehozott egy eseményt, amelynek az előzőhöz nem volt köze – a Hangouts pedig egyszerűen egyesítette ezeket.
A Skype for Business szolgáltatásnál például ilyesmi egészen egyszerűen nem történhet, más a működés alapelve.
Supportkülönbség
A tech support sem ugyanolyan a két cégnél a tapasztalatok szerint. A felhasználók visszajelzései alapján a Google hajlamos előnyben részesíteni a nagyobb, 1000, 1500 alkalmazottnál is többet foglalkozó nagyvállalatokat. A Microsoftnál viszont gond esetén a support a nap 24 órájában elérhető, mondja Espinosa.
Mivel igen komplex felhőszolgáltatásokról beszélünk, a support nagyon fontos: akadnak problémák, amelyek a szakértők segítsége nélkül megoldhatatlanok és akár egészében hátráltathatják a munkavégzést. Ilyen gondok minden rendszernél felmerülhetnek, megoldásuk pedig prioritás kell, hogy legyen a szolgáltató számára.
Azt nem állítja senki, hogy a Google szolgáltatása rosszabb volna – egyszerűen a legtöbbek számára a nagyobb kényelem és a már megszokott, ismerős és esetenként szélesebb körű funkciók és kezelőfelület már magában megadják a lökést az Office 365 felé. A választáskor a legkisebb és a legnagyobb vállalatnak is fontolóra kell vennie ezeket a szempontokat, startupok, éppen induló vállalkozások esetén pedig különösen nagy ennek a jelentősége, hogy ne veszítsenek lendületből egy elhamarkodott döntés miatt.