Microsoft Teams: 4 tipp a távoli munkavégzéshez

A Covid-19 / koronavírus kitörése okán gyorsan megváltozott miképpen végezzük el mindennapi feladatainkat. Egyre több vállalkozás ösztönzi az alkalmazottait az otthoni munkavégzésre, hogy a személyzet, és családjaik, illetve az ügyfelek biztonságban legyenek ezekben a kihívásokkal teli időkben.

Mivel valószínűnek tűnik, hogy a munkaerő hatalmas része most egy ideig otthonról fog dolgozni Budapest és Magyarország egész területén, a vállalkozásoknak sürgős lépéseket kell tenniük annak érdekében, hogy munkatársaik hatékonyan, biztonságosan és magabiztosan dolgozhassanak otthonról.

A megszokotthoz közeli munkafeltételek biztosítása, nemcsak segíteni fogja vállalkozásának védelmét, hanem stabilitást és megnyugtatást fog nyújtani az alkalmazottak számára is. Ez különösen akkor fontos, amikor a gyakorlati segítségnyújtás mellett érzelmi támogatásra is szüksége van a csapatnak.

Sok olyan stratégia létezik, amelyet a csapatok otthoni hatékonyságának elősegítésére vethet be, de érdemes mérlegelni a következőket: 

• Hogyan biztosítja a személyzet felügyeletét?
• Hogyan osztja el a feladatokat?
• Hogyan lehet egyértelmű célokat, elvárásokat és határidőket meghatározni?
• Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak az összes szükséges információhoz és dokumentumhoz?
• Hogyan lehet megfelelő környezetet biztosítani, hogy a személyzet ne érjen elszigetelten?
• Hogyan tarthat meetingeket és eligazításokat hatékonyan?
• Hogyan lehet a bizalmas adatokat biztonságban tartani? 

A Microsoft Teams elősegítheti valamennyi fenti cél elérését. Sok vállalkozás évek óta használja a megoldást irodai környezetben, azonban a platform előnyei akkor is megmutatkoznak, amikor a személyzet távolról dolgozik.

Ebben a cikkben megmutatjuk, mi is az a Microsoft Teams, és megvizsgáljuk azokat az előnyöket, amelyeket a távoli munkaerővel rendelkező vállalkozásoknak kínál.

Mi is az a Microsoft Teams?

A 2017-ben elindított Microsoft Teams produktivitást és kollaborációt elősegítő üzenetküldő platform, több mint 20 millió felhasználóval világszerte.

A platform célja a csapatmunka és az együttműködés elősegítése.

A Microsoft Teams a fájlok megosztása mellett lehetőséget ad feladat szervezésre valamint valós idejű együttműködésre dokumentumok, táblázatok vagy akár prezentációk esetén. Ideális mind irodai, mind távoli dolgozók számára. Ez egy felhő alapú platform, amelyet Windows, Mac, iOS és Android készülékek is támogatnak, így bárhonnan elérhető, feltéve, hogy van internet-hozzáférés. A Teams egyszerűen integrálható third-party szolgáltatásokkal mint például a MailChimp, Facebook Pages vagy a Twitter.

A Microsoft Teams valódi szépsége abban rejlik, hogy a sok mindennapi tevékenységet és folyamatot egy helyre összpontosítja. A projekthez kapcsolódó összes dokumentum biztonságosan tárolható, így minden elérhetővé válik a csapat tagjai számára. A szinkronizálási képesség a Teams-ben azt jelenti, hogy a kollégák ugyanabban a dokumentumban dolgozhatnak, miközben nem kell aggódniuk a munka felülírása miatt. A csapat tagjai egyszerűen bejelentkezhetnek ebbe az egy platformba, hogy hozzáférjenek és szerkeszthessenek dokumentumokat, üzeneteket küldjenek kollégáiknak, audio- vagy videohívásokat és meetingeket bonyolítsanak le.

A Word, az Excel és egyéb Office 365 termékek mind használhatóak a Teams-ben. A platform harmadik fél általi integrációt is kínál a népszerű alkalmazásokkal, így munkatársai könnyen hozzáférhetnek mindenhez, amire szükségük van.

Hogyan segíti a Microsoft Teams az alkalmazottakat a távoli munkában

Íme néhány szolgáltatás, amelyet a Microsoft Teams kínál a távoli munkához:

1. Dokumentum szintű-együttműködés

A Microsoft Teams használatával munkatársai az összes Word, Excel, PowerPoint és PDF dokumentumot elérhetik. Valós időben szerkeszthetik őket, és amikor több felhasználó is végez módosításokat, a frissítések automatikusan szinkronizálódnak, így nem kell aggódnia az információk felülírása vagy a verziókezelés miatt.

2. Azonnali üzenetküldés

A Teams üzenetküldő rendszere nagyszerű módja annak, hogy a kollégák a nap folyamán kommunikáljanak a vezetőkkel és egymással. Sok vállalkozásnál teljes mértékben leváltotta a belső e-maileket a Teams üzenetküldési funkciója. A távolról dolgozó alkalmazottak számára ez egy értékes szolgáltatás, amely lehetővé teszi számukra a kapcsolattartást valamint a gyors válaszokat a kérdésekre.

3. A képernyő megosztása

Ha az irodában egymás mellett dolgoznak, a személyzet könnyen megtekintheti ugyanazt a képernyőt egy téma megvitatása céljából. A Teams esetében ez távolról is lehetséges a képernyőmegosztó funkciók használatával. Meg lehet osztani a képernyőt sok résztvevővel folytatott megbeszélésen - vagy megoszthatja csak két beszélgető partner között. Amikor az egyik megosztja a képernyőt, a másik ugyanazt az információt látja valós időben, mintha egymás mellett ülnének.

4. Video chat és konferenciahívás

Könnyű megbeszéléseket tartani a Microsoft Teams-el. Választhat, hogy egyszerű hanghívást vagy videohívást bonyolít le - a preferenciáitól függően. Meetingeket tarthat több résztvevővel, a platform számos különféle eszközt biztosít, amelyek egyszerűbbé és eredményesebbé teszik az online találkozókat. Például rögzíthet egy értekezletet (így bárki, aki nem tud részt venni a találkozón, később visszanézheti azt). Vannak olyan üzenetküldési lehetőségek, amelyek segítségével a résztvevők kérdéseket tehetnek fel az éppen beszélő megszakítása nélkül. A képernyőt is megoszthatja egy találkozó során - ideális, ha azt akarja, hogy a résztvevők egy adott dokumentumot láthassanak csevegés közben.

Hogyan működik a csapat, csatorna és lap funkció a Microsoft Teams alkalmazásban

Mint minden új platform esetében, itt is eltarthat egy kis ideig, mire megszokja a Microsoft Teams használatát. A rendszer azonban hihetetlenül intuitív, általában már egy napos használat után a legtöbb alkalmazott nagyon egyszerűnek és élvezetesnek tartja a használatát.

A hierarchia a csapatokban három fő jellemzőre oszlik: csapatok, csatornák és lapok. 

Csapatok

A csapatok egy helyen egyesítik az embereket, a tartalmakat és az eszközöket, lehetővé téve számukra, hogy a szervezeten belül meghatározott projektekre vagy célokra összpontosítsanak. Például lehet „marketing csapat”, „új termékbemutató csapat” vagy „üzemeltetési csapat”.

A csapat célja, hogy összehozza azokat az embereket, akik szorosan együttműködnek egy projekten illetve annak végkimenetelén.

Amikor létrehoz egy csapatot, dönthet úgy, hogy priváttá teszi azt, és csak bizonyos felhasználókat hív meg. Alternatív megoldásként létrehozhat egy nyilvános csoportot, amelyhez a szervezet bármely tagja csatlakozhat (akár 5000 tagig).

Csatornák

A Microsoft Teams sarokköve a csatorna funkció. A csatornák azok a csoporton belüli szakaszok, ahol beszélgetéseket bonyolíthat le. Dokumentumokat oszthat meg egy csatornán belül és beszélgethetnek a csapat tagjai egymás között.

Ez az a hely, ahol a projekttel kapcsolatos tevékenységek ténylegesen zajlanak. Meetingeket hozhat létre, dokumentumokat tárolhat vagy együttműködhet másokkal.

Lapok

A csatornákon belül több lapot hozhat létre az információk rendezéséhez. A lapok segítségével a felhasználók gyorsan megtalálhatják a szükséges információkat. A lényeg az, hogy csak azokat a lapokat hozza létre, amelyekre valóban szüksége van, hogy ne terhelje a csatornákat felesleges információkkal. Példák a hasznos lapokra:

Fájlok fül - egy olyan hely, ahol a felhasználók könnyen hozzáférhetnek az adott csatornán tárolt fájlokhoz. A fájlok feltöltése előtt feltétlenül hozzon létre egy mappastruktúrát, hogy minden rendezett és könnyen átlátható legyen.

Weblap fül - ha vannak olyan weboldalak, amelyeket csapata gyakran látogat, akkor ezeket egy helyre teheti egy weboldal fül segítségével. Ez azt is jelenti, hogy ösztönözheti az alkalmazottakat ugyanazon külső webhelyek használatára a tevékenységek következetességének megőrzése érdekében.

Egyedi fájl fül - ha van olyan dokumentum, amelyre az alkalmazottak a nap folyamán gyakran hivatkoznak, létrehozhatja annak saját lapját, ezzel gyorsabban elérhetővé téve azt.

Távoli munkavégzés? A legjobb gyakorlati tippek a Microsoft Teams-hez

Íme néhány tipp, amellyel a legtöbbet hozhatja ki a Microsoft Teams-ből, miközben segíti az alkalmazottakat az otthonról történő hatékony munkavégzésben:

Hatékony csapat- és csatorna-struktúra létrehozása

• Csak akkor hozzon létre csapatokat, amikor erre tényleg szüksége van. Először beszéljen a csapat tagjaival, és állapodjon meg velük arról, hogy az új csapat létrehozása a legjobb megközelítés a szükséges együttműködéshez. Elég lehet e esetleg egy létező csapaton belüli csatorna?
• Ösztönözze a kollégákat, hogy miután egyeztettek a csapat tulajdonosával hagyják el azokat a csapatokat, amelyek már nem vonatkoznak rájuk. 
• Tartsa a dolgokat egyszerűen; csatornákat csak szükség esetén hozzon létre.
• Rejtse el azokat a csatornákat, amelyek már nem érdelik. A továbbiakban nem kap frissítéseket ezekről, de később utalhat rájuk.
• Használja a „általános” General csatornát olyan beszélgetéshez, amely nem tartozik a csapat többi csatornájához. Használja ezt a „kevert” beszélgetésekhez.
• Hozzon létre külön csatornákat a közösségi vagy szórakoztató cikkek számára a munkacsatornák zsúfoltságának elkerülése érdekében.

A beszélgetések kezelése

• Ha válaszol egy beszélgetésre, használja a válasz funkciót. Ne feledje, hogy a beszélgetés alapjának hozzáadása új beszélgetést indít.
• A @ említés funkció segítségével üzenetet küldhet valakinek. Ez segít abban, hogy a fontos üzenetek ne maradjanak ki számára.
• Ne említsen @ egy teljes csapatot vagy csatornát, kivéve, ha erre szükség van.
• Használja a tárgy megadását a beszélgetésekben, hogy megkönnyítse a tartalom későbbi megtalálását, kereshetőségét.
• Ha egy csatornát félkövér betűvel jelölnek, ez azt jelzi, hogy a csatornán olvasatlan üzenet van.

Fájlok és dokumentumok rendezése

• Ügyelje rá, hogy a fájlmért ne legyenek több 15 GB-nál.
• Küldjön mellékletek helyett a dokumentumokra mutató linkeket.
• Ha egy mappastruktúrát hoz létre a fájlok lapon, ne hozzon létre túl sok szintet. Ez csökkenti a bonyolultságot, és megakadályozza, hogy a fájl és mappa teljes mérete meghaladja a korlátokat
• Egyeztessen kollégáinkkal best practice-ekről a fájlok kezelése kapcsán.
• Javasoljuk, hogy használja a Csapatokat együttműködési területként, de miután a fájlok elkészültek, helyezze át őket a szervezet fő fájlmegosztó rendszerébe a hozzáférés és a dokumentumkezelés megkönnyítése érdekében.

Mennyibe kerül a Microsoft Teams?

A Microsoft Teams standard verziója ingyenes, és a legtöbb vállalkozás számára mindent tartalmaz amire szükség lehet. Nagyobb szervezetek számára extra csomagok állnak rendelkezésre.

A Microsoft Teams ingyenes verziójával a következőket teheti meg (legfeljebb 300 felhasználóig):

• Korlátlan csevegőüzenetek.
• Beépített hang- és videohívás egyedülálló felhasználók és csoportok számára.
• 10 GB-os tárterület a csapatszintű fájltárolásra, és plusz további 2 GB-os személyes tárterület felhasználónkként.
• Valós idejű integrált tartalom létrehozás az Office Online szolgáltatásaival, beleértve a Word, Excel, PowerPoint és One Note szolgáltatásokat.
• Korlátlan alkalmazásintegráció több mint 140 üzleti alkalmazással, beleértve az Adobe, az Evernote és a Trello alkalmazásokat.
• Kommunikációs és együttműködési képesség bárkivel a szervezeten belül vagy kívül.

A Microsoft Teams biztonságos?

A Microsoft Teams számos beépített biztonsági funkcióval rendelkezik az adatok biztonságának megőrzése érdekében. 

• Többtényezős hitelesítés (a VAR csapata erre a kétfaktoros hitelesítést javasolja)
• Egyszeri bejelentkezés az Active Directory-n keresztül
• Biztonságos vendég hozzáférés
• Az adatforgalom automatikus titkosítása

 Hogyan juthatok hozzá a Microsoft Teams-hez

A Microsoft Teams használatának megkezdéséhez szükség van egy Microsoft Office 365 fiókra a megfelelő előfizetési típussal. Forduljon az informatikai vezetőhöz vagy az IT támogató csapathoz, ők minden bizonnyal be tudják vezetni a szolgáltatást.

Ha segítségre van szüksége a Microsoft Teams letöltésében vagy a Teams szervezetbe integrálásában a távoli munkavégzés céljából, vegye fel a kapcsolatot a VAR csapatával, örömmel segítünk!

Mi a következő lépés?

1. További információ a Microsoft Teams-ről itt .
2. Ha a jelenlegi informatikai támogatást nyújtó szervezet leváltásán gondolkozik, vegye fel velünk a kapcsolatot, vagy hívjon minket a +36 1 555 5828 telefonszámon.
3. Tudjon meg többet az IT-támogatási szolgáltatásainkról.
4. Szeretne többet megtudni arról, hogy hogyan néz ki a megfelelő informatikai támogatás? Nézze meg ezt a cikket arról, hogyan lehet kiválasztani a legjobb informatikai támogatási szolgáltatót vállalkozása számára.