Így védi a zajtól e-mail fiókodat az Office 365
A magánhasználatú e-mail fiókok esetében általában csak bosszantó, a céges fiókok esetében azonban már kifejezetten a hatékonyság kárára van, ha a dolgozók kénytelenek rendszeresen alacsony prioritású levelekkel foglalkozni. Ezek olyan levelek, amelyek nem számítanak ugyan spamnek, de azoktól csak egy hajszál választja el őket – az Office 365 pedig segít megbirkózni velük úgy, hogy mindennapi munkavégzésünket ne hátráltassák.
Kezdjük a fogalmi tisztázással: mitől alacsony prioritású egy e-mail? Hogyan lehet az, ha nem számít spam-nek?
Nyilván azok az e-mailek, amelyeket munkatársainktól, barátainktól, ismerőseinktől kapunk, komolyabb prioritással rendelkeznek, hiszen a másik oldalon is egy konkrét emberi személy található, akik okkal akar velünk kapcsolatba lépni. Rengeteg olyan levelet is fogadunk ugyanakkor, amelyek például különféle levelezőlistákról érkeznek hozzánk.
Ezekre valószínűleg önszántunkból iratkoztunk fel – akár egy hasznos ekönyvért cserébe, vagy éppen egy webáruházban regisztrálva – mégsem bírnak számunkra nagyobb jelentőséggel. Lehet, hogy számunkra jó ajánlatokat vagy éppen híreket szállítanak, ennek ellenére közel se olyan fontosak, hogy munkavégzés közben foglalkoznunk kelljen velük.
E levelek kezelésére vezette be a Microsoft az Office 365 felhasználók számára elérhető Clutter szolgáltatást, vagyis az alacsony prioritású üzenetek automatikus rendezését.
Néhány szó a levelek osztályozásáról
Nézzük konkrétan, milyen kategóriákba osztja e-mailjeinket az Office 365 rendszere.
1. Spam és vírusok
Ezek értelemszerűen azok az e-mailek, amelyek azonnal törölhetőek: kéretlen levelek, amelyeket semmilyen formában nem igényeltünk, vagy olyanok, amelyek kifejezetten káros kódokat igyekeznek telepíteni, esetleg veszélyes hivatkozásokat tartalmaznak.
2. Junk, mailszemét
Ezek azok a levelek, amelyekről a rendszer elemzéssel állapítja meg, hogy egyáltalán nem fontosak vagy érdekesek a számunkra. A Clutter funkciónak ezekkel még nincsen dolga, a helyzet általában egyértelmű. A szemét beazonosításának alapja a Microsoft hatalmas adatbázisa: a rendszer elképesztő mennyiségű levelet kezel minden nap, így automatikusan képes ezeket azonosítani. Pontosan ettől más a junk és a Clutter funkció – mert utóbbi személyes szokásainkon és döntéseinket alapszik, ahogyan azt látni fogjuk.
3. Minden más
Ide tartoznak azok a levelek, amelyek valamilyen fontossággal bírhatnak, és így természetesen ez két alkategóriára oszlik: a fontos és nem fontos mailekre.
Hogyan szűr az Office 365?
A rendszer kifejezetten intelligens, számos változó alapján osztályozza üzeneteinket a funkció bekapcsolása esetén még azelőtt, hogy azok hozzánk elérnének. Az algoritmus az Office Graph gépi tanuláson (machine learning) alapuló kifinomult technológiája segítségével készült el, ami egyben azt is jelenti, hogy koránt sem egy statikus szűrőről van szó.
A kezdeti időszakban, ahogy minden rendszer esetében, adódhatnak „félreértések” – a rendszer lehet, hogy egy egyébként jelentéktelen levélhez túlságosan magas prioritást társít, és a beérkező levele mappába továbbítja. Vagy éppen egy számunkra fontos e-mail köt ki az alacsony prioritásúak között.
A Clutter funkció viszont idővel tanul: kiismeri szókásainkat, visszajelzéseink, tevékenységünk alapján módosít azokon a változókon, amelyek minden egyes felhasználó, minden egyes fiók esetében segítenek egyedileg meghatározni a prioritásokat.
A rendszer nem is csak a fiókunk tevékenységét figyeli: a fontossági sorrendet befolyásolja mindaz, amit belőlünk az Office 365 a különféle alkalmazásokon, így az Exchange-en, az Outlookon, a SharePointon, az Office programokon keresztül érzékel.
Alapesetben a tanulási folyamat nem tart tovább néhány napnál – ennyi időre van szüksége az algoritmusnak ahhoz, hogy aktív használat mellett kiismerje preferenciáinkat. Megtehetjük azonban, hogy gyorsítunk ezen a folyamaton, és "elmagyarázzuk" a rendszernek, mivel mit kellene csinálnia.
Ezt úgy tehetjük meg, ha a rossz helyre került leveleket saját magunk újraosztályozzuk. Ha tehát a Beérkezett üzenetek között egy alacsony prioritású mailt találunk, áthelyezzük azt az Átnézendők mappába (ide kerülnek a Clutter algoritmusa által kiszűrt levelek), a véletlenül ide osztályozott leveleket pedig ugyanígy visszahelyezhetjük a Beérkezett üzenetek közé.
Az Office rendszerén belül a rendszer jó esetben világosan megérti azt, hogy a szervezeten belül milyen alá- és fölérendeltségi viszonyban vagyunk a kollégákkal, így például a felettesi láncunkhoz vagy a beosztottainkhoz tartozó levelek sohasem kerülnek az alacsony prioritással bírók közé.
A kevésbé nyilvánvaló esetekben, ahogyan azt említettük, egy sor szempontot vizsgál a rendszer, így például a feladót, a beszélgetés esetleges előzményeit, azt, hogy egyetlen címzettként kaptuk-e a levelet, vagy hogy milyen fontossági jelöléssel látták el a levelet.
Annak köszönhetően, hogy mindezeket egyszerre vizsgálja a szortírozáskor a rendszer, lehetővé válik, hogy a cégen belüli körleveleket gond nélkül megkapjuk (mert bár sok címzettje van a levélnek, a feladó miatt egyértelmű a helyzet), míg a levelezőlistáról érkező promóciós levelekkel ne kelljen foglalkoznunk.
Így kapcsolhatod be a rendezést
Ha azt szeretnénk, hogy leveleinket a rendszer automatikusan rendezze, az Outlook Web Appban kell azt bekapcsolnunk. Ehhez a bejelentkezés után a bal felső sarokban található alkalmazásindító ikont kell először megkeresnünk, ezután pedig a Posta lehetőségre kattintani.
Ezt követően keressük meg a Beállítások > Levelek > Automatikus feldolgozás > Átnézendők lehetőséget, és állítsuk be a Rendezetlen elemek elkülönítése opciót.
A funkció aktiválása egyszerűen ennyi – kikapcsoláskor ugyanitt csak át kell állítanunk a Rendezetlen elemek elkülönítésének mellőzése opcióra, és az Office nem szűri tovább a postánkat.
Mi történik a szűrőiddel?
A korábban beállított szűrési feltételeket a Clutter sohasem írja felül – logikus, hiszen ha korábban már konkrétan megadtuk egy-egy feltétel mentén, hogy az adott levelekkel mihez kezdjen a rendszer, nem fogja azt saját megérzései alapján felülbírálni.
Mennyi időt spórolhatunk ezzel?
Olyanoknak, akik hasonló szűrést korábban sohasem alkalmaztak, talán nem tűnik túlságosan fontosnak egy ilyen megoldás. A statisztikák szerint azonban elképesztően hasznos lesz a munkafolyamataink hatékonyságának növelésében.
Az e-mail napjaink meghatározó kommunikációs eszköze, amely már annyira belopta magát életünkben, hogy a legtöbben különbséget sem teszünk a munkahelyi e-mailek és a magánlevelek között. A felmérések szerint az alkalmazottak négyötödénél is többen vannak azok, akik minden nap legalább egyszer ellenőrzik magánleveleiket a munkahelyről és munkahelyi fiókjukat otthonról.
Egy 2015-ös, az Adobe Systems által megrendelt felmérés szerint egy felnőtt irodai dolgozó naponta több mint 6 órát is eltölthet e-mailezéssel, ami mintegy fele-fele arányban oszlik meg a magáncélú és munkahelyi levelek között.
Egy átlagos alkalmazott egy héten átlagosan 300 munka témájú e-mailt fogad, egyetlen óra alatt pedig 36-szor ellenőrzi leveleit.
És hogy mennyi időbe telik teljes mértékben ismét a munkára fókuszálni, miután egy beérkező levéllel foglalkoztunk? Körülbelül negyed órába.
Minden egyes nap legalább két órát veszítünk el azzal, hogy a munkánkat megzavaró dolgokkal foglalkozunk.
Ha éppen nem kell válaszolnunk egy levélre, mert egy levelezőlistáról érkezett ajánlatról van csak szó, a munkaritmusból ez is ugyanúgy kizökkent. Márpedig ha olyan munkát végzünk, amelyhez nagyfokú koncentrációra van szükség, ha kreatívabb projekteken dogozunk, akkor mindez gyakorlatilag töredékére csökkentheti az érdemi munkával töltött időt.
Egy amerikai felmérés szerint alkalmazottanként 1800 dollárnyi kiesést okoznak a szükségtelen e-mailek. Az olyan alacsony prioritású levelek, amelyeket az Office képes hatékonyan kiszűrni.
A Clutter, vagyis az Átnézendő, alacsony prioritású levelek szűrése a vállalat méretétől függően százezreket, vagy akár milliókat takaríthat meg, egyszerűen azért, mert segít minimalizálni azt az időt, amit a dolgozók szükségtelen munkamegszakítással töltenek. Egy modern, Office 365 rendszert alkalmazó vállalatnál tehát szinte már létszükséglet ez a kényelmi funkció.