Az Office 365 migráció leggyakoribb buktatói – és ahogyan elkerülheted őket
Az on-premise Exchange-ről a felhőalapú Office 365 szolgáltatásra átállni elméletben nem különösebben nehéz feladat – alapos tervezéssel zökkenőmentesen migrálható akár több ezer e-mail fiók is. Mégis gyakran előfordul, hogy a folyamat megakad valahol, jellemzően azért, mert a migráció megtervezésekor kimaradt a számításból néhány tényező. Ezek közül a leggyakoribbakat vesszük most sorra.
A döntés megkönnyítéséhez, hogy helyi saját levelező rendszert használjunk vagy felhő alapú Exchange Online-t korábban már készítettünk egy összehasonlítást konkrét számokkal: Helyi levelező rendszer vagy Exchange Online?
A szakemberek mindenekelőtt egy alapelvre igyekeznek felhívni a figyelmet, ha migrációs feladattal keresik meg őket: olyan, hogy sztenderd vagy egyszerű Office 365 migráció, nem létezik.
Ha minden simán megy, annak az az oka, hogy a megfelelő szakember képes volt feltárni azokat a konkrét problémás pontokat, amelyek gondot jelentettek volna. minden vállalat esetében más és más tényezők azok, amelyeket ki kell küszöbölni.
Mik a leggyakoribb buktatók?
Ha a létező Exchange környezet nem kellően stabil. Ha on-premise rendszerünkben eleve találhatóak olyan elemek, amelyek nem működnek megfelelően, az a migrációt is megnehezíti majd. Ahhoz, hogy ne fussunk problémába, először az Exchange rendszert kell rendbe tenni – vagy ha erre lehetőség van, a hibákat belekalkulálni a migrációs folyamatba.
Ha nincs lehetőség leállásra. Az egész vállalati rendszer felhőbe migrálása értelemszerűen azzal jár, hogy a folyamat során a rendszer nem lesz elérhető, ez a legegyszerűbb megoldás. Arról azonban már írtunk, hogy a leállásért a vállalatoknak milyen nagy árat kell fizetnie.
Vannak cégek, amelyek nem engedhetik meg maguknak, hogy akár a rendszerfejlesztés miatt is le kelljen mondaniuk a kommunikáció e formájáról. Ugyanakkor a jó szakemberek képesek ezt a dilemmát feloldani, léteznek best practice-ek, melyek segítségével elkerülhető a rendelkezésre állás csökkenése a migráció alatt.
Lassú hálózati kapcsolat, amely lassíthatja az e-mail adatbázis átköltözetését. Ezt általában azzal küszöbölik ki, hogy több menetben először a régi adatbázis csak átmásolják a felhőbe, akár napok vagy hetek alatt, több kisebb ütemben a frissebb maileket is replikálva az Office 365 rendszerében. Így a tényleges átállás idejére már csak a legfrissebb leveleket kell áthelyezni a rendszerbe, ami így gyorsabban végbemegy. Ez persze feltételezi, hogy a migráció elhúzható ennyire hosszú időtávon.
„Túlzott” biztonság. A migrációt végző szakemberek sokszor találkoznak olyan esetekkel, amikor a vállalati rendszer biztonsági beállításai maguk nehezítik meg a folyamatot. Ez azt is jelentheti, hogy a migráció néhány óra helyett csak több nap alatt végezhető el.
Rosszul beállított tűzfalak, CAS szerverek, proxy eszközök, amelyek ellehetetlenítik egy hibrid rendszer kiépítését.
Régi Outlook kliensek. Az Office 365 csak egy adott verzióig visszamenőleg támogatja az Outlookot. Ha a céges számítógépeken például Office 2003 fut, akkor a migrálás során trükkösebb lehet megoldani azt, hogy a felhőalapú rendszer megfelelően együttműködjön az elavult végpontokkal. Általánosságban az a legszerencsésebb, ha a felhasználók Outlook 2013-ra frissítenek még a migrálás előtt.
Külső bővítmények. A harmadik fél által készített különféle pluginek, amelyek például fax vagy voicemail szoftverek, szerverapplikációk integrációs eszközei lehetnek szintén olyan tényezők, amelyekkel tervezni kell a migrálás alatt.
Az adatmigráció túl lassú. Ez egy olyan tényező, amely nem megakadályozza a migrációt, csak éppen meglepő nehézséget jelenthet, ha nem készülünk fel rá. A régi rendszerből exportálni az adatokat még csak félgyőzelem, az exportálást követően mindezt fel kell tölteni az Exchange Web Services rendszerébe is. Ez pedig körülbelül 400 GB adatot képes egy nap alatt befogadni – átlagos sebességgel számolva 250-500 MB adatot óránként.
Ha tehát nagyobb adatmennyiséget akarunk migrálni, akkor fel kell készülnünk arra, hogy egy ideig eltart majd, mire teljes mértékben áthelyezzük az adatbázis tartalmát a felhőbe.
Hogyan kerülhetőek el a nehézségek?
Nehéz konkrétumokat írni arról, hogy a buktatókat hogyan kerülhetjük el, hiszen ezek mindig esetiek, az adott rendszertől függenek. Ha tehát azt akarjuk, hogy a migráció simán menjen, néhány általánosabb alapelvhez érdemes tartanunk magunkat.
Ne vágjunk bele irreális elvárásokkal. A rendszer sebessége, a rendelkezésre álló sávszélesség és az idő közben felmerülő problémák miatt a migráció hosszabban is elhúzódhat. Sok esetben ez elkerülhetetlen, ezért nem vághatunk bele úgy, hogy erre az esetre nem tervezünk.
A felmérés során az ilyen tényezőkre általában fény derül, nagyjából meghatározhatjuk, hogy mennyi időre lesz szükség a költöztetéshez. Erre az időre érdemes biztosítani annak a lehetőségét, hogy a munkatársak tovább dolgozhassanak, hogy a céges kommunikáció ne álljon le. A legtöbb esetben ez azt jelenti, hogy legalábbis ideiglenesen az on-premise Exchange és a felhőalapú Office 365 hibrid rendszerben működnek, az átállás fokozatosan megy végbe.
Egyes esetekben szükség lehet arra is, hogy a hibrid rendszert hosszabb távon fenntartsuk, ha például olyan telephellyel is rendelkezünk, ahol a hálózati kapcsolat nem megbízható. Az Office 365 rendelkezésre állása kiemelkedően jó, ha azonban a fizikai infrastruktúra miatt, az internet szolgáltató hibájából nem vagyunk képesek csatlakozni a felhőhöz, mit sem érünk vele.
Készüljünk fel az archívum-problémákra
A legtöbb hagyaték archívumot nem importálhatjuk simán Office 365-ben. Ha korábban is Office rendszerben dolgoztunk, az természetesen megkönnyíti az átvitelt, sok esetben azonban szükség lesz egy közbenső lépés beiktatására is.
A lényeg, hogy minden adatot „fogyaszthatóvá” tegyünk az Office 365 számára. Ehhez pedig valószínűleg szükség lesz arra, hogy ideiglenesen elkülönítsünk néhány terabájtnyi tárhelyet a rendszerben. Az esetek többségében a régi rendszerben található exportálási funkciók segítségével megoldhatjuk azt, hogy az adatbázis megfelelő formába öntsük, de szükség lehet arra is, hogy külső exportáló eszközt használjunk.
Szükségünk van többszörös biztonságra?
A törölt levelezések visszanyerése olyasmi, amivel a rendszergazdáknak igen gyakran kell foglalkozniuk. Egy helyben telepített Exchange rendszer esetében ezzel nincs is semmi probléma: a szerver beállításaihoz közvetlenül hozzáférhetünk, így megakadályozhatjuk, hogy a rendszer végleg megváljon a már törölt levelektől.
Az Office 365 esetében azonban ahhoz, hogy módosíthassunk a végleges törlés idején, szükségünk lesz egy PowerShell kapcsolatra – és még ebben az estben is legfeljebb 30 napra állíthatjuk be a törlést.
A legkézenfekvőbb megoldás az, hogy a hibrid rendszer részeként egy külső archívumot is működtetünk, ahol mindent a számunkra ideális ideig őrzünk meg. Ily módon nem kell a 30 napos határidővel bajlódnunk, helyben tárolhatjuk az adatbázist, amelynek "eredeti" példánya tökéletesen működőképes marad a felhőben.
Ez a konkrét probléma rámutat arra is, hogy magunknak is foglalkoznunk kell a biztonsági mentés témakörével.
Az Office 365 rendszere kiemelkedően megbízható, igen kicsi az esélye annak, hogy adataink eltűnnek. Akadnak azonban problémák, amelyekkel szemben még a legbiztonságosabb felhőrendszer is tehetetlen marad. Ilyen azt ember hiba, vagy éppen az, hogy ha a szolgáltató hibájából vagy külső tényezők miatt a telephely nem képes a felhővel megfelelően kommunikálni.
Az olyan vállalatok számára tehát, akiknek az adatok megőrzése és a folyamatos hozzáférés kritikus szempont, a hibrid rendszer részeként ajánlott lehet egy saját biztonsági mentések készítésére alkalmas kiegészítő szolgáltatás használata is.
Hogyan állj neki?
A sürgetés soha egyetlen rendszert sem tett még jobbá. Valószínűleg azért váltunk éppen a Microsoft felhőszolgáltatására, mert hatékonyabbá akarjuk tenni a rendszert, nagyobb rugalmasságra vágyunk – ezt viszont csak akkor kapjuk meg, ha nem keresünk kerülőutakat.
A legtöbb probléma akkor adódik, ha az előzetes felmérést nem megfelelően végzik el, és már a migráció közben derülnek ki a problémák. A sebességet, a kompatibilitást, a költözés várható idejét illetően tehát pontos menetrendet kell kidolgozni, különben nem csak az idő vész el, akár még az adatbázis épsége is sérülhet.
Egy vállalati szintű migráció elvégezhető anélkül, hogy szakember segítségét vennénk igénybe, ahogyan egy házat is felépíthetünk laikusként – de hogy a tákolmány mennyire lesz stabil, mennyi idő alatt készül el és egyáltalán mennyire lesz használható, az ebben az esetben csak a szerencsén múlik.