A Microsoft felhőalapú irodai szoftvercsomagjának email szolgáltatása egészen a tavalyi évig meglehetősen korlátozott volt – mindössze 25 megabájt méretű fájlokat küldhettünk a segítségével, ami limitálta a képességeit. Szerencsére mára ez már jócskán megváltozott.

Az első néhány évben azoknak, akik az integrált felhőalapú irodai rendszert használták, bizonyos esetekben kerülőutakat kellett használniuk ahhoz, hogy nagyobb méretű állományokat küldjenek el e-mailben. A legtöbb esetben persze 25 megabájt több mint elegendő – mindennapi e-mail forgalmunk nagy része csupán szöveges üzenetekből áll, ami néhány kilobájtot jelent csak, és a limitet még akkor sem közelítjük meg, ha minden egyes e-mailt grafikával megtámogatott céges változatban küldünk el.

Az About.com adatai szerint egy átlagos e-mail mérete napjainkban körülbelül 75 kilobájt. Akármilyen bőbeszédűek vagyunk is, akármilyen hosszan fejtjük ki a projekteken belül elvégzendő feladatokat, ez bőségesen elegendő mindenre. 75 kilobájt ugyanis körülbelül 7000 szónak, avagy 37 oldalnyi gépelt szövegnek felel meg. Természetesen ebbe beleszámít mindaz, amit nem látunk – a kódok, a formázás, a kisebb grafikai elemek. Most azonban a csatolmányok érdekelnek minket.

A méret sokat számít

Ma 25 megabájt már rendkívül kevésnek számít, ha limitről beszélünk – egy grafikus egyetlen munkája is sokkal, sokkal nagyobb lehet ennél márpedig előfordulhat olyan helyzet, amikor a céges rendszeren belül sürgősen kell elküldenie valamit, és ez még csak egy kiragadott példa. Már egy komolyabb PDF fájl vagy egy videó is gondot okozhat.

tulnagymelleklet.jpg

Az Outlook Web App, amely az Office 365 csomag része, lehetőséget ad arra, hogy állományokat csatoljunk e-mailjeinkhez – mégpedig úgy, hogy az e-mailben megadhatjuk a linket, amelyen az állomány a OneDrive Üzleti verzió rendszerében található. Ez viszont nem mindig a legjobb megoldás, a legtöbb esetben sokkal kényelmesebb valódi csatolmányként elküldeni a nagyméretű fájlokat is.

Erre a Microsoft is rájött, bár nem éppen korán: 2015 áprilisában jelentették be, hogy a korábbi 25 megabájtos limitet 150 megabájtra emelik, vagyis az Office 365 szolgáltatások adminisztrátorai ekkorára állíthatják be jelenleg egy e-mail maximális méretét.

(Az adminisztrátorok egyébként meglehetősen szabad kezet kapnak, 1 és 150 megabájt között bármit megadhatnak, ami logikus, hiszen ha a helyi hálózat nem rendelkezik megfelelően gyors kapcsolattal, problémás lehet, ha a dolgozók száz megabájtot is meghaladó levelekkel foglalják a sávszélességet.)

Az alapbeállítás továbbra is 25 megabájt maradt a változtatás után, tehát aki előszőr telepíti az Office 365 szolgáltatásait és ennél nagyobb leveleket szeretne küldeni, annak módosítania kell a beállításokon. Ennek oka természetesen az, hogy a Microsoft sok partnere még ennél is kisebbre szereti állítani a limitet, másoknak épp tökéletes a méret, meghagyták tehát nekünk a választás lehetőségét.

Hogyan állíthatjuk be a maximális méretet?

Az Office 365 változatos lehetőségeket kínál arra, hogy testreszabjuk az elküldhető levelek méretét. Ha például valamilyen oktatási intézményben be akarjuk állítani, hogy a tanulók legfeljebb 5 megabájtos leveleket küldhessenek, míg az intézmény dolgozói 50 megabájtosakat, ennek semmi akadálya. Az sem okoz gondot, ha hibrid rendszert használunk, és az e-mail fiókok egy része on-premise fiókként, más részük a felhőben működik, mégis egységes szabályozást akarunk. A lényeg, hogy 1 és 150 megabájt közé lőjük be a határt.

23843302ml.jpg

A beállítást az Exchange Felügyeleti központban végezhetjük el, ehhez pedig a legmagasabb szintű hozzáférésre lesz szükségünk. A küldhető és fogadható levelek méretét globális rendszergazdaként változtathatjuk meg, ezt pedig az kapja, aki a szervezet nevében az Office 365 csomagok szolgáltatásait igénybe veszi.

Az Exchange felügyeleti központon belül a címzettek oldalon, az e-mail fiókok listájánál találhatjuk meg a beállítási lehetőséget. Itt az Üzenetek méretkorlátainak beállítása lehetőséget kell kiválasztanunk az egyes fiókoknál. Persze nem kell egyenként beállítanunk a fiókokat, lehetőségünk van arra is, hogy a listában egyszerre többet vagy akár mindet kijelöljük, és így csoportosan változtassunk a korlátozáson.

Ha szervezetünk 1000-nél kevesebb e-mail fiókkal dolgozik, akkor valószínűleg az Exchange Felügyeleti Központon keresztül fogunk majd az ilyen beállításokkal foglalkozni. Ha azonban ennél több postafiókot használunk (ami, korábbi példánknál maradva, egy oktatási intézményben például bőven elképzelhető), valószínűleg jobban járunk a Windows Remote Powershell használatával.

Több ezer postafiók egyidejű frissítése időbe telhet – a tapasztalatok szerint körülbelül 5-10 percet vesz igénybe ezer fiókonként. Szolgáltatás-szerte replikálni a változtatásokat még körülbelül 15 percbe telhet, azt javasoljuk azonban, hogy a teszteléssel legalább 30 percet várjunk, hogy a frissítés egészen biztosan mindenhol befejeződjön.

A beállítások frissítéséhez általában az alábbi parancsokat használhatjuk:

Művelet

Parancs

Egyetlen fiók frissítése

Set-Mailbox -Identity alias@domain.com -MaxSendSize 75MB -MaxReceiveSize 75MB

Több fiók frissítése

(“alias”, “alias2”, “alias3”) | % {Set-Mailbox –Identity $_ -MaxSendSize 75MB -MaxReceiveSize 75MB}

Minden fiók frissítése

Get-Mailbox | Set-Mailbox -MaxSendSize 75MB -MaxReceiveSize 75MB

Alapbeállítások frissítése (a jövőben létrehozandó fiókokhoz)

Get-MailboxPlan | Set-MailboxPlan -MaxSendSize 75MB -MaxReceiveSize 75MB

 

Technikai tudnivalók

Van néhány technikai részlet, amit nem árt tudnod, ha 25 megabájtnál nagyobb méretű e-mailekkel akarsz dolgozni.

Mindenekelőtt, egy e-mail mérete nőhet, ahogyan mailrendszerből mailrendszerbe vándorol. Ennek oka a transzkódolás (vagy Base64/MIME konverzió) lehet, ami jellemzően akkor következik be, amikor az on-premise Exchange fiókok és a felhő kommunikálnak egymással. Ez egy 33 százalékkal nagyobb üzenetet eredményezhet, mint amit eredetileg útjára indítottunk.

A 150 megabájtos limit már az átkódolás utáni értéket jelenti, ha tehát számolnunk kell azzal, hogy az e-mail konvertálásra kerül, akkor a valós limit 112 megabájt lesz.

Persze ez nem minden e-mailnél következik be, az Office 365-ben működő postafiókok között például általában egyáltalán nincsen szükség az átkódolásra, így nyugodtan kihasználhatjuk a 150 megabájtos felső limitet is.

A másik fontos tényező: a különféle e-mail kliensek más és más méretű üzenetek küldését és fogadását támogatják. Az Outlookban például (átkódolás nélkül) lehetőségünk van 150 megabájtos e-mail küldeni, és ha a fogadó fél ugyancsak a felhőben található (és megfelelő beállításokkal bír), meg is kapja majd az e-mailt.

Az Outlook Web App (OWA) ugyanakkor korlátozza az elküldhető üzenetek méretét: az mindig 25 százalékkal kisebb, mint a beállított maximum. Ennek oka természetesen az, hogy a kliens már eleve számol az átkódolás során keletkező többletmérettel. Emellett arra is figyelnünk kell, hogy az OWA-ban egy csatolmány legfeljebb 25 megabájt méretű lehet – tehát ha a limit 100 megabájtra van állítva, akkor ezzel három, egyenként 25 megabájtos állomány elküldésére nyílik lehetőségünk.

És végül persze arra is tekintettel kell lennünk, hogy a rendszeren kívüli címzettek nem biztos, hogy képesek lesznek fogadni nagyméretű leveleinket. Mielőtt 25 megabájtnál nagyobb levelet küldünk, érdemes rákérdezni, a másik fél egyáltalán képes-e ekkora levelet befogadni az inboxába.

Összegezve a fent leírtakat:

Az Office 365 lehetőséget ad arra, hogy akár 150 megabájtos leveleket is elküldjünk és fogadjunk, ehhez azonban az érintett postafiókok esetében módosítanunk kell a beállításokat az Exchange vagy a PowerShell segítségével. Megtehetjük azt, hogy egyes felhasználók vagy csoportok korlátozásait különféleképpen adjuk meg, ezt pedig viszonylag gyorsan és problémamentesen megoldhatjuk.

Figyelnünk kell viszont arra, hogy ha valóban a maximális méretnek megfelelő leveleket akarunk kiküldeni, a címzett valóban képes legyen fogadni azokat, mert a kliensek, szolgáltatások közötti különbségek miatt ez nem mindig lehetséges.

Mindezeken túl pedig boldogan küldhetünk levélben akár nagyméretű állományokat is, főleg akkor, ha a felhőn belül tesszük ezt.