A felhőalapú irodai szolgáltatások népszerűsége folyamatosan növekszik, és nem véletlenül. A technológia olyan eszközöket adott a kezünkbe, amelyek alapjaiban változtatják meg – előnyére – mindazokat a munkafolyamatokat, melyekhez az elmúlt évtizedben hozzászoktunk.

A felhőalapú technológiák adoptálása a kisvállalatoktól a multinacionális cégekig minden szegmensben gyorsan halad. Egy 1500 ezer IT-szakember megkérdezésével készült felmérés (2016 State of Cloud IT Report) szerint világszerte a cégek 62 százaléka úgy véli, hogy 2022-re már 100%-ban felhőben futtatja majd folyamatait.

Ugyancsak jó ütemben halad a hagyaték (legacy) applikációk, a modern kor követelményeinek már meg nem felelő alkalmazások cseréje. 2015-ben egy átlagos nagyvállalat már 18 különféle felhőalapú applikációt futtatott, 2017-re pedig ez a szám várhatóan legalábbis megtriplázódik majd.

Sőt, a vizsgált cégek 12 százaléka már most is teljesen felhőalapú környezetben futtatja alkalmazásait – tíz éven belül úgy becsülik a szakértők, ez a szám 70 százalékra növekszik majd. A legnagyobb ütemben jellemzően a hagyományos irodai alkalmazásokat cserélik le a cégek, és helyettük olyan felhőalapú megoldásokra állnak át, mint az Office 365.

A KKV-k jobban alkalmazkodnak

Megfigyelhető az is, hogy minél nagyobb egy vállalat, az adoptálás annál lassabb folyamat. Ez nem véletlen, hiszen a nagyobb szervezetek mindig kevésbé rugalmasak. Nem csak a dolgozóknak kell elsajátítaniuk az új szoftverek kezelését (ez egyébként is talán a legkisebb akadály, amely minimális edukációval orvosolható), de magát az infrastruktúrát is egészében kell megváltoztatni.

A felmérés szerint a kis és középvállalkozásoknál dolgozó IT-szakemberek több mint 50 százaléka becsüli úgy, hogy cége 2020-ig száz százalékban képes lesz átállni a felhő használatára. A nagyvállalatok esetében azonban ezt az arányt csak 2025-re jósolják az IT-infrastruktúra üzemeltetéséért és fejlesztéséért felelős szakemberek.

A KKV-k könnyebben képesek átállni egyrészt azért, mert a hagyaték infrastruktúra, a kiöregedett hardverek és szoftverek cseréje kisebb problémát jelent. Egyetlen irodában megoldani a felhőalapú rendszer működését gyerekjáték – képzeljünk el azonban egy olyan vállalatot, amelyben több száz ember dolgozik egész emeleteket elfoglaló irodákban. Egy ilyen rendszerben a kisebb változtatások is nagyobb hatással lehetnek és drágábbak is a vállalat számára. Vannak olyan nyugati nagyvállalatok, amelyek több mint tízezer különféle alkalmazást futtatnak – képzeljük el, milyen munka mindezt a felhőbe költöztetni.

Nem véletlen, hogy az irodai környezetben változnak leggyorsabban a körülmények. Az irodai munkát felhőre átállítani nagyon egyszerű folyamat, minimális erőfeszítéssel és kényelmetlenséggel jár – viszont rengeteg előnnyel, amelyek már rövidtávon is bőven behozzák a fejlesztésre szánt erőforrásokat.

Mit nyerünk, ha felhőbe költözik az iroda?

Kollaboráció

A felhő legalapvetőbb előnye, hogy az adatokat bárhonnan elérhetjük, ahol rendelkezésünkre áll a megfelelő internetkapcsolat – és persze egy olyan eszköz, amely képes az adott applikáció futtatására. Fontos az is, hogy a fájlokhoz, adatokhoz bárkinek hozzáférést adhatunk, ami már önmagában jelentősen javítja a csoportmunka hatékonyságát.

A régi rendszerben jellemzően e-mailben továbbítottunk dokumentumokat, nagyobb fájlokat feltölthettünk a céges szerverre – vagy akár külső tárhelyre. Olyan megoldásokat voltunk kénytelenek használni, amelyek nehézkesek, sokkal több lépésből állnak, mint ideális volna. De emellett biztonsági szempontból rendkívül veszélyes módszerek is ezek, amelyek sokkal nagyobb sebezhető felületet biztosítanak a rosszindulatú támadók számára. A biztonsági megfontolásokról mindjárt bővebben szólunk.

Egy felhőalapú irodai alkalmazáscsomag használatakor a fájlokat minden érintett azonnal elérheti, a változtatások pedig szinte valós időben megjelennek – ha tehát valamilyen sürgős módosításra van szükség, a fájlok továbbításának egész procedúráját kihagyhatjuk a folyamatból.

Az igazán hatékony kollaborációs eszközökhöz azonban még csak most érünk el. Az Office 365 esetében például a Microsoft már 2014-ben bevezette a Csoportok (Groups) létrehozásának lehetőségét.

Ez hasonlóan működik, mint ahogyan a közösségi oldalakon is megszokhattuk: adott emberek egy csoportját válogathatjuk össze, például azokat, akik egy adott projekten dolgoznak, akik így egy saját felületen beszélhetik meg a legfontosabbakat, oszthatják meg a fájlokat, közös naptárat hozhatnak létre, így sokkal egységesebb workflow létrehozására nyílik lehetőségük. És még a folyamatos meetingeket is megspóroljuk, hiszen mindenki valós időben megoszthatja a csoporttal meglátásait, ötleteit, segítséget kérhet és így tovább.

Rugalmasság

Ahogyan arról már írtunk is, a felhőre való átállás egyik legnagyobb akadályát az elavult hardverek és szoftverek jelentik. Valójában azonban ez csak a teljes átállás folyamatát lassítja, egy minőségi felhőszolgáltatás ugyanis megfelelő rugalmasságot biztosít ahhoz, hogy a vállalat egyszerre futtathassa az alkalmazásokat teljesen felhőalapú, on-premise vagy akár hibrid konstrukciókban. A hibrid, vagyis a publikus és privát felhők előnyeit egyesítő megoldások egyre népszerűbbek a cégek körében – biztonsági szempontból sokszor döntenek úgy, hogy nem bíznak mindent a felhőszolgáltatóra és a kontroll egy részét maguknál tartják.

Az Office 365 lehetőséget ad például arra, hogy ugyanazon adminisztrációs eszközök segítségével kezeljük az on-premise (vagyis helyben telepített) és online környezeteket. Mindez pedig lehetővé teszi azt, hogy minden vállalat a számára legkényelmesebb ütemben költözzön a felhőbe.

Adatbiztonság

A vállalat számára fontos adatok védelme rendkívül fontos – szinte nem is telik el olyan hét, hogy ne hallanánk arról, hogyan törték fel valamely nagyvállalat adatbázisait, hogyan kerültek rossz kezekbe több millió felhasználó személyes adatai vagy éppen érzékeny üzleti információk.

A cég működésével kapcsolatos adatok kikerülése végzetesen meggyengítheti a vállalat piaci helyzetét. Ha viszont ügyfelei, partnerei adatait tartalmazó adatbázisokat nem képes megvédeni, még ennél is nagyobb kár érheti, ezután ugyanis sokkal jobban meggondolják majd a potenciális ügyfelek, valóban azt a vállalatot válasszák-e, mely nem képes vigyázni adataikra.

Most pedig gondoljunk bele, mekkora biztonságot jelent az, ha a fájlokat harmadik fél által működtetett (sokszor nem is céges, hanem ingyenesen elérhető) levelezőszolgáltatások segítségével küldjük el egymásnak, vagy ha olyan szerverekre töltjük fel a fájlokat, meggyorsítandó azok megosztását, amelyek biztonságáról a leghalványabb fogalmunk sincsen.

A legjobban akkor győződhetünk meg a megfelelő biztonságról, ha mindent saját magunk üzemeltetünk – ez viszont igen komoly infrastrukturális beruházást kíván meg. Költségeket generál majd a redundáns hardverek beszerzése, a rendszer kiépítése, a karbantartás, a szakemberek, a felhasznált energia... Egy felhőszolgáltatás esetében azonban az infrastruktúrára egyáltalán nem kell áldoznunk. Fontos persze, hogyan választunk. Ha az Office 365 mellett döntünk, nyugodtak lehetünk afelől, hogy adatink biztonságát a Microsoft biztonságos adatközpontjai garantálják.

És persze még valami. Az, hogy valós időben többen is szerkeszthetik az adott fájlokat, értelemszerűen szülhet problémákat a felhőben. Mi történik, ha véletlenül kitörlünk valami fontosat, vagy éppen egyszerre többen próbálunk meg szerkeszteni valamit?

A profi felhőszolgáltatásoknál ezeket az aggályokat már régen feloldották, ugyanis rendelkeznek olyan biztonsági beállításokkal, melyeknek hála adott fájlok legutóbbi verzióit megőrzi a rendszer, illetve adott ideig a törölt állományokat is. Így ha adatvesztéssel szembesülnénk, azonnal és kényelmesen visszaállíthatunk bármit. Ez az előnye annak, ha egy olyan szolgáltatót választunk, amely átvállalja tőlünk a redundáns infrastruktúra üzemeltetését.

Mobilitás

Minden előny közül ez az, amely a legkézzelfoghatóbban, a maga fizikai valójában kényelmet biztosít a felhasználók számára.

Egy hagyományos irodai rendszerben akkor fértünk hozzá a szükséges fájlokhoz, ha az irodában bejelentkeztünk a számítógépre. Innen persze elküldhetjük azokat másnak vagy akár magunknak (lásd feljebb, mennyire jó ötlet ez), biztosíthatunk online felületet, hogy hozzáférhessünk a rendszerhez távolról is (újabb támadási felületet adva), vagy például fizikai adathordozón vihetjük magunkkal a szükséges fájlokat, aminél kevés kényelmetlenebb megoldás létezik.

Hogyan működik ez egy felhőalapú irodai rendszerben? Kapunk egy olyan applikáció-csomagot, amely számos különféle platformra elérhető (így például mobilra, tabletre, desktopra is). Egy olyan online adatbázist, amely a lehető legjobban védett a behatolók ellen. És ezzel a lehetőséget, hogy akármikor, akárhonnan hozzáférjünk a szükséges állományokhoz.

Vegyünk egy egyszerű példát.

Mondjuk, hogy egy másik országban kell prezentálnunk ajánlatunkat egy potenciális ügyfélnek. Még az irodában létrehozunk egy csoportot, ahol az érintettek megbeszélhetik, milyen ajánlatra van szükség. A taxiban mobilról követhetjük a beszélgetést (és részt vehetünk benne), elkezdhetjük a vázlat összeállítását. Út közben tableten összeállíthatjuk a prezentációt, este a hotelszobában laptopon véglegesíthetjük az ajánlatot, és mindeközben láthatjuk, mit tennének még hozzá ehhez munkatársaink.

Tényleg át kell állnunk a felhőre?

Aligha iktatják ezt törvénybe, így természetesen egyetlen vállalkozásnak sem kötelező kihasználnia a felhő adta lehetőségeket. Az viszont biztos, hogy a versenytársak megteszik majd.

A következő öt-tíz évben a piaci szereplők döntő többsége már olyan felhőalapú környezetekben futtatja majd a legalapvetőbb napi munkafolyamatokat is, amelyek összehasonlíthatatlanul gyorsabbá teszik őket, mint a hagyományos megoldásokhoz ragaszkodó konzervatívokat.

A piaci trenddel nem érdemes vitatkozni. A felhő térhódítása megállíthatatlan, de egyáltalán nem kellemetlen. A felhő ugyanis könnyebbé, gyorsabbá és biztonságosabbá teszi az irodai munkát.