Adott egy vállalat, amely a gazdasági válság hullámait sikeresen lovagolta meg, ám informatikai rendszere a fejlődéssel elavult: határait döngeti, skálázására van szükség. A legtöbb cég egy ilyen helyzetben komolyan elgondolkodna a helyi vállalati rendszer bővítésén, sőt, a legtöbben mellette is döntenének. A felhőben ugyanis még mindig viszonylag kevesen bíznak – holott az átállás a tapasztalatok szerint némi döntéstámogatással simán és zökkenőmentesen megoldható.
Hagyományosan egy nagyvállalatnak egy bizonyos szint felett mindenképpen kalkulálnia kellett bizonyos költségekkel: ezek jellemzően az iroda (vagy irodaépület) bérléséhez vagy vásárlásához, fenntartásához kötődtek. Ma már más a helyzet: bölcsebben is beruházhatnak a több ezer alkalmazottal dolgozó cégek.
Kihívást jelentett az is, hogy a dolgozókat nem lehetett túlságosan szétszórni: ha az egyes részlegek túlságosan messze kerültek egymástól, bonyolulttá vált a kommunikáció. Ezt a jelenséget az elmúlt évtizedek adatközlési forradalma semmisítette meg: ma ha beszélni akarunk egy kollégával, akkor teljesen mindegy egy méterre vagy ezer kilométerre vagyunk-e tőle.
A multinacionális vállalatok igazi aranykorát éppen az tette lehetővé, hogy a határokon átívelő üzletet azonnali kommunikációval támogathatják meg.
Az irodai munka azonban más lapra tartozik. Míg az egyszerű kommunikáció régóta megoldott, az, hogy a teljes munkafolyamathoz hozzáférhessünk, még mindig viszonylag friss ötletnek számít: hiszen a cloud computing felvirágzása még csak néhány évvel ezelőtt kezdődött.
Egy szerencsés csapat rugalmas megoldásokkal
A brit The Office Group az egyik olyan nagyvállalat, amely az elmúlt évtizedben lelkesen kihasználta a gyorsabb internetkapcsolat és az egyre olcsóbb és többre képes mobileszközök által nyújtott előnyöket. Azzal, hogy hűen követték a trendet és a legújabb technológiákat igyekeztek adaptálni belső céges folyamataikba egyre több helyen hozhattak létre munkahelyeket és egyre növelhették csapatukat úgy, hogy továbbra is hatékonyak maradtak.
A vállalat más cégeknek ad ki irodahelységeket, konferenciatermeket, tárgyalókat és így tovább: lényegében ideiglenesen munkahelyeket adnak mindazoknak a kisebb cégeknek, akiknek nem akaródzik ilyen befektetésekre költeni nehezen megszerzett profitjukat.
Sok bérlő rövid fix időkre bérli ki az általuk kínált irodákat, mások pedig egyszerűen csak olyan kis pár emberes startupok vagy egyszemélyes cégek, amelyek nem engedhetnék meg maguknak, hogy bárhol irodát béreljenek. Sokan közülük később a TOG szerint idővel, ahogy egyre több alkalmazottat vesznek fel és egyre több helyre van szükségük, később is inkább maradnak, mert kényelmesebbnek és költséghatékonyabbnak tartják ezt a megoldást.
De nem csak a kiscégek költöznek bérirodákba. Meglepő lehet, hogy sok "blue chip" nagyvállalat is kihasználja ezeket a szolgáltatásokat. Ennek oka általában az, hogy más vállalatokkal indítanak közös projekteket, ezért szükségük van egy olyan helyre, ahol probléma nélkül együtt dolgozhatnak.
Az ilyen partnerségekre felesleges lenne külön vásárolni irodahelyiségeket, így inkább a The Office Group irodáit veszik igénybe, hiszen nem csak egyszerűen helyet, infrastruktúrát is kapnak, egymás épületeit pedig nem használhatják, semleges terepre van szükség.
De mi köze mindennek a felhőhöz?
A The Office Group a gazdasági válság miatt volt képes azzá növekedni, ami most: a cégek sok embert leépítettek, akikből vállalkozók lettek és náluk kötöttek ki – ahogyan azok a vállalatok is, amelyek az irodai költségeken akartak spórolni.
Jelenleg csak Londonban kéttucat helyen kínálnak irodákat, a több mint 10 ezer emberre pedig, aki az általuk biztosított terekben dolgozik, már csaknem kétszáz főnyi csapattal felügyelnek.
Ez elképesztő mennyiségű e-mailt is jelent egyúttal.
A cég eredeti infrastruktúráját 50-60 emberre tervezték, ezt azonban szűk két év alatt háromszorosan is kinőtték.
Eredetileg virtualizált szervereket üzemeltettek, ahogy azonban levelezőrendszerük kapacitása már a korlátait döngette, döntést kellett hozniuk. Megtehették volna, hogy egy költséges on-premise fejlesztést végeznek el, skálázva a rendszert jelen követelményeikre, a cég azonban úgy döntött, hogy inkább tanulnak abból, amiből élnek.
Ahelyett, hogy egy nagyobb saját rendszert építettek volna ki, egy rugalmasabb megoldást választottak: a felhőbe költöztették a komplett rendszert.
Már csak azért is volt értelme az on-premise rendszer helyett a felhőszolgáltatást választani, mert a cégnek több tucat helyen dolgozik a csapata, és bár van központjuk, nagy részük általában nem ott végzi a munkáját. A felhő tehát logikus megoldás volt, mint bármikor, bárhonnan elérhető opció.
Úgy döntöttek tehát, hogy a Microsoft Office 365 rendszerét fogják használni egy olyan helyi szolgáltató segítségével, amely már régóta dolgozik együtt a redmondiakkal, hogy segítse az átállást az új ügyfelek számára.
Hát ezért fontos a felkészülés
Érdemes bepillantást nyerni abba, hogy egy ilyen vállalat, amely szinte teljesen decentralizált módon dolgozik egy igen tekintélyes méretű csapattal, hogyan állhat át gyorsan és hatékonyan a felhőre.
A szolgáltató mindenekelőtt már hetekkel az átállás tényleges megkezdése előtt a legújabb Microsoft szoftverekkel frissítette minden dolgozó számítógépét. Ennek természetesen az volt az oka, hogy azt szerették volna, mire megkezdik az új szoftverek telepítését, már mindenki hozzászokjon a kezelésükhöz – tekintve, hogy a legújabb Office programok és az Office 365 használata lényegében semmiben sem különbözik, ami a kezelőfelületet, felhasználói élményt illeti.
Emellett egy másik folyamatot is útjára indítottak: elkezdték felmérni és felkészíteni a korábbi on-premise rendszert, hogy az átállás zökkenőmentes legyen. A korábbi Exchange szerverről az új felhőalapú rendszerre történő átállást a legjobb esetben szinte észre sem veszik a dolgozók (vagyis nincsen fennakadás a munkában sem).
Elmondásuk szerint a The Office Groupnál lélekben felkészültek arra, hogy sok problémával jár majd az átállás, hála azonban az előzetes felkészülésnek, végül alig éreztek meg valamit az egészből.
Az egyik problémás pont az lehetett volna, hogy a cég csapata természetesen vegyesen használ PC-ket és Mac számítógépeket. A gyakorlatban azonban nem jelentkeztek ezzel kapcsolatos kompatibilitási problémák.
Maga az átállás két-három hetet vett igénybe.
Egy ilyen sima átállás annak is köszönhető, hogy a döntéshozók nem rettentek meg a felhő használatától. Sokszor a nagyvállalatok, sőt, még a kisebbek is tartanak attól, hogy az átállás komolyabban megzavarná munkafolyamataikat, hogy kénytelenek lennének hátrányokat szenvedni.
Megint mások nem tartják a felhőt eléggé biztonságosnak, adatvesztéstől vagy hekkerektől félnek (amelyek egyébként a vállalati rendszereket épp ugyanúgy fenyegetik, de a nagyobb kontroll nagyobb fals biztonságérzetet is ad).
A TOG csapata jelenleg saját bevallása szerint boldogan dolgozik a felhőben: a folyamatosan mozgásban lévő csapat imádja azt, hogy ha felkapnak egy laptopot vagy bárhol beüzemelnek egy gépet az egyik telephelyen, azonnal hozzáférhetnek minden állományhoz, információhoz és applikációhoz.
Mindezt persze úgy, hogy nem kell tartaniuk attól, hogy a rendszer esetleg nem lesz képes kezelni, ha a csapat tovább növekszik: a felhőszolgáltatások előnye, hogy az adatközpontban rendkívül egyszerűen és pillanatok alatt megoldható a skálázás.
