Telefon nélkül aligha tudjuk elképzelni modern életünket, a hagyományos vonalas telefon azonban sokunk számára már az antikvitás szintjére süllyed. Míg azonban az otthonokból eltűntek, a vállalatoknál változatlanul tartják magukat, sok cég ugyanis biztonsági játékosként tart attól, hogy teljes mértékben mobilra térjen át. Nekik az Office 365 viszont már egy új koncepciót kínál.

Sok vállalat tehát még ma is PBX, vagyis telefonközponti szolgáltatást használ. Megvan persze ezeknek is a maga haszna, ahogyan sok vállalat például az on-premise IT-rendszereit is azért részesíti előnyben, mert nagyobb kontrollt kapnak cserébe azért, hogy lemondanak a nagyobb szabadságról, több funkcióról, mozgástérről.

Nem véletlen, hogy a Microsoft is szeretne kihasítani egy szeletet a PBX piacból.

A felhőalapú PBX szolgáltatás mögötti elképzelés nem más, mint hogy a Skype Vállalati verzió (Skype for Business Online) segítségével lehetővé tegyék a kis- és középvállalkozások, a nagyvállalatok különféle részlegei, a home office-ban dolgozó munkatársak és más hasonló szervezetek, céges hálózatok számára, hogy a Skype-ot belső telefonrendszerként használják. Mivel azonban felhőalapú irodai szolgáltatásról van szó, emellé természetesen extrákat is kínál a Microsoft: azonnali üzenetküldést és virtuális konferencia lehetőségeket például.

A gondolat okos: azzal, hogy a hagyományos (és ha őszinték akarunk lenni: elavult) PBX szolgáltatásokat a felhőbe költöztetik, a vállalatok megtarthatják ugyanazt a funkcionalitást, amit oly féltékenyen őriztek korábban, továbbá hozzáférhetnek egy sor olyan lehetőséghez is az új szolgáltatáson belül, amely könnyebbé és gyorsabbá teszi az információcserét.

A hálózatba bekapcsolt alkalmazottak hozzáférhetnének a hangpostához, a PSTN telefonhálózathoz, konferenciahívásokat szervezhetnének, átirányíthatnák a hívásokat a Skype Vállalati verzióban található kontaktok között, várakoztathatnák a hívásokat – és mindezt megtehetnék a lehető legnagyobb kényelemben, a billentyűzet és egér mögött ülve, vagy éppen egy laptop képernyője előtt. Telefon nélkül.

A modernebb PBX szoftvereket használók szintén örülhetnek, hiszen számukra a szolgáltatás egyszerűbbé tenné a telefonálást. Az olyan nyílt forráskódú PBX-ek, mint például az Asterisk, bírnak azzal az előnnyel, hogy szolgáltatásokat, amelyekért a nagyválallatok több tízezer dollárt fizetnek, ingyen megkapnak. A hátulütőjük viszont az, hogy használatuk igen bonyolult. Egy felhasználótól idézve:

"...a rendszeradminisztrációban minden egyes feladatot 27 féleképpen végezhetek el, melyek közül 26 alig-alig dokumentált és nem egészen azt eredményezi, amire szükségem van."

Ha el akarjuk kezdeni használni a szolgáltatást, mindenek előtt ki kell választanunk egy pár DDI (Direct Dialling-In, vagyis közvetlen beválasztású) telefonszámot, amelyeket hozzá akarunk kapcsolni. Ezek amolyan aliasként szolgálnak: nem feltétlenül felelnek meg az egyes vonalaknak, ehelyett egy sor csatornára mutatnak, amelyek a kimenő és bejövő hívásokat is kezelik.

Egy ilyen csatornacsoportot több DDI szám is kiszolgálhat, ami azzal az előnnyel jár, hogy minden alkalmazottnak, akinek erre szüksége van, kioszthatunk egyedi számokat, amelyek mind a szolgáltatásra vannak csatlakoztatva, viszont nem kell külön egyenként fizetnünk azért, hogy ezekkel hívásokat bonyolíthassunk.

Egy PRI, vagyis primer csatlakozás általában 23 csatornával rendelkezik, tehát 23 különálló hívást bonyolíthatunk egyidőben. A szolgáltatótól viszont akár 75-100 DDI-t is kaphatunk, amelyek mind ugyanerre a 23 csatornára mutatnak. A felhőalapú PBX funkcionalitása ugyanígy működik. Ezt követően már csak egy licencet kell a megfelelő felhasználóhoz rendelnünk, hogy a PSTN hívást használhassuk, majd a Skype felületén kiválasztanunk egy felhasználót és hozzárendelni egy számot.

Ezután a Skype for Business kliensben meg is jelenik a lehetőség, hogy hívásokat indítsunk és fogadjunk. A belföldi hívások ebben az esetben általában ingyenesek, a külföldi hívásokért viszont fizetni kell valamennyit.

A tapasztalatok szerint a hangminőség kiváló (azt azért észben kell tartani, hogy itt a saját eszközeinkre, így a laptopba épített vagy külső hangfalra, mikrofonra vagyunk utalva). De a kábeles kapcsolat és a nyílt WiFi mellett is általában tökéletesen érhetően és valós időben tudunk kommunikálni, hacsak valami egyéb hiba nincs a rendszerben vagy a hardverrel.

A legkomolyabb hiányossága a szolgáltatásnak valószínűleg az, hogy hangposta nem jár hozzá. Sokak kényelmi szolgáltatásként használják ezt munka közben: nem szeretik aktuális feladataikat félbe hagyni, hogy egy ügyféllel, alkalmazottal beszélgessenek, inkább hagyják, hogy a hangposta "vegye fel", és így sokkal hatékonyabbá teszik a munkavégzést. Persze a modern lehetőségek mellett nem áll sokból, hogy aki nem ér el minket, mert nem vesszük fel azonnal a telefont, inkább küldjön egy e-mailt, amelyet a megfelelő időpontban és módon kezelhetünk és iktathatunk.

Kell-e választanunk a mobil és a Skype között?

Sokszor felmerül, hogy a cégek azért nem váltanak Skype-ra, mert szeretik a mobiltelefonok nyújtotta kényelmet és praktikusságot. Értelemszerűen nem sokan váltanák le az okostelefonjukat egy headsetre, amellyel a számítógépen keresztül kommunikálhatnak.

Aki viszont így gondolkodik, nem veszi figyelembe, hogy mennyivel hatékonyabbá teheti így a munkáját – és hogy a magánéletét is jobban védheti ezáltal.

Ha ugyanis minden a munkához kapcsolódó hívást az online rendszeren keresztül intézünk, az több előnnyel is jár. A leginkább egyértelmű az, hogy ha megcsörren a mobil, nem kell azonnal arra gondolnunk, hogy valami munkával kapcsolatos hívás lesz az, amely majd megint megakaszt minket, mert tudni fogjuk, hogy a családtól vagy barátoktól érkezik.

A másik pedig pontosan az, hogy így a magánéletet és a munkát élesen elkülöníthetjük: megtehetjük, hogy úgy használjuk különféle eszközeinket, hogy a munkában ne akasszanak meg a személyes hívások, ha pedig már a családdal töltenénk az időt vagy kikapcsolódnánk, akkor az üzleti hívásokat hanyagolhatjuk. (Van persze, aki nem teheti ezt meg, akinek folyamatosan figyelnie kell a bejövő hívásokat, de a kutatások szerint az ilyen szervezés sokkal hatékonyabbá teheti a munkát.)

Van létjogosultsága

Annyi biztos, hogy a PBX szolgáltatások már nem a telefontársaságok exkluzív portfóliójába tartoznak: a VoIP szolgáltatások tökéletesen képesek arra 2016-ban, hogy átvegyék ezek helyét. Vannak ugyan funkciók, amelyeken még javítani kell, az integráció azonban, amely lehetővé teszi, hogy egyetlen nagy irodai szoftverrendszerben kényelmesen használhassuk a szolgáltatásokat, kompenzálja ezeket.

A Microsoft jelenleg több csomagban is kínálja a PBX szolgáltatásokat. Ezek egyike az Enterprise Voice, amelyet a Skype for Business Server szolgáltatással együtt adnak, és on-premise telepítést is végeznek. A Cloud PBX változatosabb szolgáltatásokat kínál, megtehetjük akár azt is, hogy jelenlegi PSTN szolgáltatónkkal kapcsoljuk össze a rendszert – érdemes alaposan utána érdeklődnünk, hogy melyik csomag pontosan mit tartalmaz, mert biztos, hogy a cég képes olyat ajánlani, amely egyedi igényeikre szabottan működik.

Azok a cégek, amelyek nem akarják feladni a „vonalas telefon” és a központ nyújtotta kényelmeket, a közeljövőben bizonyosan a felhő felé fordulnak, az integrált megoldások, amelyek már netkapcsolaton keresztül biztosítják ezeket a szolgáltatásokat, rugalmasabbak és testre szabhatóbbak. Az előrelátó vállalat inkább elébe megy a trendnek, megkönnyítve ezzel az átállást.