Az Office 365 közel egy éve kapott egy ráncfelvarrást, mely során bevezették az új profilokat, személyes oldalakat. Letisztult, informatív összefoglalókat kaptunk, amelyek szinte már a közösségi oldalakra emlékeztetnek – most pedig még gazdagabbá teszi ezeket a redmondi csapat.

Természetesen profilok korábban is léteztek az Office 365 rendszerén belül, jóval kevesebb hasznukat látták azonban mindazok, akik szerettek volna hatékonyabban együtt dolgozni ismert és ismeretlen kollégáikkal is, vagy éppen saját munkájukat akarták volna gyorsabban áttekinteni.

A profiloldalak az Office Delve applikáció segítségével érhetőek el, amelynek alapvető funkciója az, hogy segítsen eligazodni a rendszerben a felhasználók számára. Az alkalmazás személyre szabott tartalmakat jelenít meg, elsősorban olyasmit, ami éppen végzett munkánkkal, a hozzánk tartozó projektekkel kapcsolatos, és persze megfelel engedélyeinknek is. Ugyancsak a Delve segítségével kereshetünk gyorsan információkat, intuitív nézetben tekinthetjük át munkáinkat, munkatársaink projektjeit és a kapcsolódó tartalmakat.

Mivel egy olyan felhőszolgáltatásról beszélünk, amelynek középpontjában a közös munkavégzés, a kollaboráció áll, természetes, hogy a hagyományos semmitmondó felhasználóknál valami többet akart létrehozni a Microsoft. Saját rendszerünkön belül tehát valóban szinte olyan profilokat láthatunk, mintha csak egy közösségi oldalon járnánk, csak éppen ez a hatékonyabb munkavégzést segíti.

Hova tovább?

Az újabb frissítés célja a Microsoft szerint az, hogy segítsen a felhasználóknak a releváns tartalmak meglelésében, hogy egyszerűsítse a kapcsolatteremtést, a kommunikációt, és lehetővé tegye, hogy a szervezeten belül könnyebben találhassuk meg az egy adott témával foglalkozó, adott munkakörben dolgozó embereket, szakértőket.

mindenek előtt az új profiloldalakon többet tudhatunk majd meg kollégáinkról – kapcsolati információikat, fotójukat, beosztásukat és a szervezetben elfoglalt helyüket is láthatjuk, ahogyan tapasztalataikat, szakterületüket, illetve (amennyiben jogosultak vagyunk rá) a közelmúltban és jelenleg végzett munkáikat is.

160204.jpg

Aki dolgozott már olyan cégben, ahol nem egyetlen irodában dolgozott az összes alkalmazott, értheti, miért lehet elképesztően hasznos ez a funkció. Nem ritkán előfordul, hogy olyan emberekkel kell együtt dolgoznunk, akikkel korábban nem kerültünk kapcsolatba, esetleg olyan szakértőre van szükségünk, akiről semmit sem tudunk. Meglehet, hogy tanácsra van szükségünk valakitől, aki hozzánk hasonló projekteken dolgozott a múltban.

Számtalan olyan szituáció képzelhető el, amelyben egy ilyen intuitív, gyors keresőrendszer meggyorsíthatja munkánkat. Ezzel lényegében a kérdezősködés, telefonálgatás, hosszas e-mailezés helyett egy gyors keresésre és egyetlen elküldött üzenetre van csak szükség ahhoz, hogy a legmegfelelőbb személlyel kapcsolatba lépjünk – esetleg órák keresgélését pár rövid percbe sűrítve.

Tetszés szerint alakíthatunk

Természetesen saját profiloldalunk felett némi hatalommal is bírunk, bizonyos keretek között tetszésünk szerint testre szabhatjuk azt. Kiválaszthatjuk profilképünket, egyedi háttérképet tölthetünk fel, szerkeszthetjük tapasztalatainkat és szakterületeinket.

Ez utóbbiaknak nagy hasznát vehetjük, hiszen segítségükkel munkatársaink könnyebben ránk akadnak, ha tanácsra, segítségre van szükségük, illetve nekünk is okkal könnyebben segíthetnek, ha valamilyen információra van szükségünk.

A profiloldalon ugyancsak láthatjuk majd, hogy milyen dokumentumokat nyitottunk meg a közelmúltban, miken dolgoztunk, min dolgoznak kontaktjaink. Tehát rálátást kapunk az aktuális munkafolyamatokra, ami igen hasznos lehet akkor, ha szorosabban együtt dolgozunk egy csapattal.

Az ilyesmit természetesen már megszokhattuk a Microsoft szolgáltatásoktól – egyrészt a profiloldalak első változatai velünk élnek már egy ideje, másrészt pedig az offline Office szolgáltatások is hosszú évek óta lehetőséget kínálnak például arra, hogy a legutóbb szerkesztett dokumentumokat megnyissuk, illetve, hogy a különféle dokumentumok között kereséseket végezzünk. Az Office 365 esetében egy hatványra emelt, sokkal hatékonyabb élményt kapunk, amelynél látszik, hogy elsősorban azt tartották szem előtt, mi tehetné hatékonyabbá a közös munkát.

Hogyan használhatjuk?

A Delve szolgáltatása természetesen annál hasznosabb, minél nagyobb az Office 365 szolgáltatásokat használó szervezet. Alapja az Office Graph technológia, így minden egyes felhasználó számára teljesen egyedi találatokat jelenít meg egyéni tulajdonságaik, tevékenységük, preferenciáik alapján. Minél többet használjuk a szolgáltatást, az annál pontosabb találatokat képes megjeleníteni, mivel a rendszer folyamatosan tanul abból, hogyan, mikor, hol végezzük munkánkat, hogyan és mit keresünk, mit tekintünk meg a felületen.

A Delve a következő Office 365 verziókhoz érhető el:

Hozzáférést a szolgáltatáshoz a rendszergazdák adhatnak a felhasználóknak. Ezt a Felügyeleti központban tehetjük meg, és a Microsoft tippje szerint érdemes olyan időpontban megtenni ezt, amikor a rendszernek több ideje van arra, hogy felépítse a személyes profilokat. Azon túl ugyanis, hogy ezeket magunk módosíthatjuk, a Delve már eleve kész, releváns oldalakat kínál fel a rendelkezésre álló információk alapján. A Microsoft azt ajánlja, a hétvége előtt élesítsük először a profilokat, a dolgozók így a munkahét kezdetén már készen találkoznak velük és kellemesebb felhasználó élményben lehet így részük.

Ehhez, viszont aktiválni kell a SharePoint Online szolgáltatást, illetve be kell állítani az Exchange Online szolgáltatást is, amennyiben azt szeretnénk, hogy a felhasználók a mellékleteket is képesek legyenek megjeleníteni a Delve-ben. Szintén hasznos, ha a Skype for Business (avagy Vállalati online verziót) beállítjuk, mivel így közvetlenül a Delve felületéről indíthatnak hívásokat a szolgáltatáson belül a dolgozók.

Előny, hogy a Delve-et nem csak Internet Explorer, de Firefox, Chrome és Safari böngészőkből is akadálytalanul használhatjuk, mind a négy alkalmazás esetében a legfrissebb verziókra optimalizálták megjelenését.

Mennyire biztonságos?

Az Office 365 esetében a tervezők komolyan odafigyeltek a szervezeten belüli biztonságra is, így a szolgáltatás használata során minden felhasználó csak olyan tartalmakat jeleníthet meg, csak olyan találatokat láthat, amelyekhez a megfelelő engedélyekkel, jogosultságokkal rendelkezik. A Delve soha nem változtat a jogosultságokon, így nem kell attól tartanunk, hogy olyanok látják majd privát vagy bizalmas dokumentumainkat, akik illetéktelenként nem férhetnének hozzá az adott információkhoz.

A privát tevékenységek közé tartozhat, hogy mely dokumentumokon dolgoztunk, milyen fájlokat nyitottunk meg, milyen e-maileket küldtünk és fogadtunk, milyen Skype beszélgetésekben vettünk részt. Mások láthatják, hogy milyen módosításokat végeztünk egy dokumentumon (a kollaboráció jegyében), de természetesen csak akkor, ha ehhez is megfelelő jogosultsággal rendelkeznek.

Miért kellett frissíteni?

A Delve már korábban is komoly segítséget nyújtott a fent már vázolt esetekben, használata azonban kicsit nehézkesebb volt, mint azt optimálisnak tartották volna a Microsoftnál. Korábban a profilok úgymond kétoldalasak voltak – egy oldalon megtekinthettük, hogy ki milyen munkákat végzett, egy másik oldalon pedig hozzáférhettünk a kapcsolati információkhoz.

Az új változatban a kapcsolatfelvételt jelentősen megkönnyítették, a dokumentumoknál láthatjuk majd az üzenéshez szükséges információkat is, akár egy gombnyomással Skype-hívást is kezdeményezhetünk.

A frissítésre a legtöbbeknek még várniuk kell egy keveset, a First Release frissítéseket kapó felhasználók a következő hetekben próbálhatják majd ki az új funkciókat. A többiek valamikor a második negyedévben láthatják majd a változásokat.

Hasonló módosításokra a közeljövőben számíthatunk még, a Microsoft ugyanis minden erejével azon van, hogy felhőalapú irodai szoftvercsomagjának kollaborációs szolgáltatásait hangsúlyosabbá tegye, hogy még a legnagyobb vállalatok dolgozói számára is könnyebbé tegye a közös munkát.