A felhőalapú munka egyik legnagyobb előnye, hogy lehetőséget kínál a hatékonyabb közös munkára, vagyis a kollaborációra. Aki azonban új még a felhőben, nem biztos, hogy felkészülten vág bele a legmodernebb szolgáltatások használatába.
A megbeszélések leghatékonyabb módja általában az, ha az érintettek személyesen összeülnek, és úgy beszélik meg a legfontosabbakat – élőben könnyen és gyorsan meg a reflektálás, könnyebben megvitathatjuk egymás ötleteit. Ez a módszer azonban értelemszerűen nem alkalmazható hatékonyan akkor, ha a vállalatnak több irodája is van országszerte, ha a résztvevőknek minden egyes találkozóért órákat kellene utazniuk.
Ilyen esetben a leginkább költséghatékony módszer az, ha a felhőalapú rendszeren keresztül szervezzük meg a megbeszéléseket. Egy öt vagy több ember közötti virtuális megbeszélés a Verzion Conferencing tanulmánya szerint nem kevesebb, mint hétszer olyan olcsó, mintha ugyanezeket az embereket fizikailag egy helyre hívnánk össze.
A HD videokonferenciákat használó vállalkozásoknál a felmérések szerint sokkal hatékonyabbak a munkafolyamatok, mint ahol személyesen ülnek össze a kollégák. A felmérések azt mutatják, hogy 88 százalékuk szerint jobban képesek együttműködni, közös munkát végezni, 94 százalékuk pedig összességében hatékonyabbnak ítéli az online megbeszéléseket. A gördülékenyebb munkavégzés 87 százaléknál érezhető. Emellett fontos az is, hogy szintén 87 százalék az utazási költségek csökkenését tapasztalja.
Ez a virtuális opció a minőségi javulás miatt ma már a technológia fejlődésének köszönhetően alig marad el az élő találkozástól: kiváló minőségben láthatjuk és hallhatjuk a többi résztvevőt, a fájlokat azonnal átküldhetjük, közösen szerkeszthetjük, összességében jobban dolgozhatunk együtt, mint ha egy hagyományos megbeszélésre hívnánk össze a kollégákat.
Természetesen az online konferencia-megbeszélések lebonyolítására ma már rengeteg ingyenes opció is a rendelkezésünkre áll, egy komolyabb vállalatnak azonban ennél stabilabb megoldásra lesz szüksége. Olyanra, ahol a szükséges eszközök egy helyen elérhetőek, lehetővé teszik nem csak azt, hogy érzékeljük egymást, hanem közösen együtt is dolgozzunk.
Olyan megoldásra, amelynél nem ál fenn a veszélye annak, hogy illetéktelenek férnek hozzá a megbeszéléshez, az általunk használt fájlokhoz, és ahol kellően stabil a háttérben található infrastruktúra ahhoz, hogy probléma nélkül lebonyolítsuk az eseményt.
Vegyünk most sorra nyolc olyan funkciót, amire egy online vállalati megbeszélés lebonyolításához szükségünk lehet.
1. HD videó
A jó képminőség alapvető feltétele a hatékony közös munkának. Nagyrészt ez helyettesíti a személyes kontaktust: hogy nem csak egyszerűen jól látjuk egymást, de valóban képesek vagyunk úgy kommunikálni, mintha a másik jelen lenne, vagy akár megmutatni egymásnak olyasmit, amit online nem tudnánk átküldeni.
A megfelelő élményhez legalább olyan szolgáltatásra lesz szükségünk, amely képes 1080p felbontást adni. Az, ha megfelelően láthatjuk egymást, ösztönzi az együttműködést, a társalgást.
2. Minőségi mikrofonok
A hardverbe a rendszer bevezetésekor muszáj lesz minimális összegeket fektetnünk, ez azonban a tapasztalatok szerint a költséghatékonyság révén igen hamar megtérül.
Az egyik, amibe érdemes befektetnünk, a minőségi mikrofon. Ez ugyanis az egyik leggyakoribb oka annak, hogy az online megbeszélések csődöt mondanak: hogy a felek nem képesek egymást jól hallani.
A megbízhatóan magas minőségű hang nélkül egész egyszerűen lehetetlen lebonyolítani egy egyszerű online hívást is, komolyabb megbeszéléseket pedig, amelyen már 5-10 vagy akár még több ember vesz részt, már egészen biztosan nem szervezhetünk, ha nem áll rendelkezésünkre megfelelő mikrofon.
3. Megfelelő biztonság
A webkonferenciák talán nem a kibertámadások legnépszerűbb célpontjai, ugyanakkor 2016-ban már semmilyen webes tevékenység esetében nem legyinthetünk az ilyen fenyegetésekre.
Egy átlagos szervert naponta akár több száz támadás is érhet – általában automatikus próbálkozások ezek, amelyek az adott rendszerek különféle sebezhetőségeit célozzák. Olyan rendszereket keresnek, amelyeket nem túlságosan nehéz feltörni, ahol úgymond nyitva hagyták a hátsó ajtót a támadók számára – egy ingyenes szolgáltatás esetén pedig nagy az esély arra, hogy könnyebben fel is törhető, mintha profi szoftvereket alkalmaznánk.
Az adatvesztés, adatlopás egy nagyvállalat számára megengedhetetlen. Nem adhatjuk hát meg az esélyét sem annak, hogy illetéktelenek juthassanak be rendszerünkbe a konferenciahíváson keresztül. Olyan szolgáltatásra lesz szükségünk, ahol megfelelő hitelesítéssel és titkosítással dolgozhatunk, ahol minden résztvevőnek ugyanolyan biztonsági követelményeknek kell megfelelnie, mielőtt csatlakozhatna.
4. Tech support
Teljesen mindegy, hogy hány résztvevőnk van, hogy honnan jelentkeznek be, hogy milyen eszközök állnak a rendelkezésükre – egészen biztos, hogy előbb vagy utóbb akadnak majd problémák. Ilyen esetekben elengedhetetlen, hogy minél hamarabb helyrehozhassuk a gondot, hogy megfelelően végezhessük a munkánkat, ehhez pedig egy hozzáértő és bármikor elérhető tech support szükséges – márpedig az ingyenesen elérhető szolgáltatásoknál ilyet nem találunk, és még a professzionális szolgáltatásoknál sem minden esetben.
5. Tartalommegosztás
A kollaboráció csak akkor lehet teljes, ha képesek vagyunk egymással megosztani mindent, ideértve természetesen a különféle fájlokat, dokumentumokat is. Egyrészt tehát szükség lesz arra, hogy a rendszer engedje, hogy egyszerre akár többen is elérjünk és használjunk adott állományokat, adatbázisokat. Másrészt pedig arra, hogy a szolgáltatás lehetővé tegye képernyőink megosztását.
6. Felvétel készítése és visszajátszása
Erre több okból is szükség lehet. Egyrészt azért, hogy nyoma legyen a megbeszélteknek – hogy tudjuk, ki milyen feladatokat vállalt el, milyen adatokat osztott meg, hogy később is visszakereshessük a jó ötleteket és így tovább. Másrészt pedig azért, hogy ha esetleg van olyan résztvevő, aki valamilyen ok miatt nem tud részt venni a megbeszélésen, utólag visszajátszhassa azt, anélkül tájékozódhasson a legapróbb részletekről is, hogy ehhez valakinek a segítéségét kellene igénybe vennie.
7. Dial-in
A felhőalapú videokonferenciák azért is olyan népszerűek, mert egyre közelebb kerülnek a valódi találkozások által nyújtott élményhez. Adódnak azonban esetek, amikor valaki csak a telefonjáról tud bejelentkezni, mert például éppen út közben van vagy az adott helyen nem áll rendelkezésére megfelelő hálózat.
A dial-in szolgáltatással lehetővé válik, hogy ő ugyanúgy részt vegyen, hallhassa, amit a résztvevők elmondanak, megoszthassa saját észrevételeit.
8. Szavazási lehetőség
Olyan funkció ez, amelyre a legtöbben nem gondolnának, azonban az online rendszerek egy rendkívül hasznos kiegészítője.
Ha valamilyen kérdésben közösen kell a csoportnak döntést hoznia, ennek megoldása egy videokonferencia esetében problémás lehet – hiszen ilyenkor nem szavazhatunk kézfeltartással. Szükség van tehát egy olyan lehetőségre, amely által gyorsan és könnyen mindenki kifejezheti álláspontját egy adott kérdéssel kapcsolatban.
Nagyobb online konferenciák esetében a szavaztatás segít abban is, hogy fenntartsuk a résztvevők érdeklődését, hogy éreztessük velük, hogy aktív részesei a folyamatnak, ez pedig növeli a hatékonyságot, ösztönzőleg hat.
Minderre egy igazán profi, vállalati szintű videokonferencia lebonyolításához szinte biztosan szükségünk lesz.
A jó hír mindebben az, hogy egy olyan szolgáltatással, mint az Office 365 ezen opciók nagy része eleve adott – ha megtanuljuk használni az intuitív rendszert, nem is lesz gondunk ezzel. A hardverek beszerzése lehet az egyetlen, ami komolyabb anyagi befektetést kíván, itt is egyszeri kiadásról van szó azonban, amely a megnövekedett hatékonyság révén hamarosan megtérül.
Az online konferenciák kollaborációs szolgáltatásokkal párosítva verhetetlenek a hatékonyságban, a hagyományos találkozók, brainstorming-ok meg sem közelítik őket. Ez azonban csak akkor érvényes, ha áldozunk időt és energiát arra, hogy megfelelő rendszerben bonyolítsuk le őket.
